Vai trò của công tác khai thác tài liệu
Mục đích của công tác khai thác, sử dụng tài liệu là cung cấp tài liệu phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để nghiên cứu, tham khảo đề ra các quyết định quản lý, viết báo cáo, xây dựng kế hoạch công tác,...; cung cấp tài liệu cho việc nghiên cứu tổng hợp, rút kinh nghiệm công tá
Với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn đã sản sinh ra một loại hình tài liệu mới. Đó là tài liệu điện tử. Nội dung thông tin mà tài liệu điện tử phản ánh rất đa dạng và phong phú như chính hoạt động đa dạng và phong phú của các cơ quan, tổ chức nhà nước. Cũng giống như tài liệu ghi trên chất liệu giấy, tài liệu điện tử chứa đựng thông tin rất đa dạng như thông tin về hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin về hoạt động nghiên cứu, thông tin về hoạt động sản xuất, hoạt động kinh doanh... Tuy nhiên, khác với tài liệu truyền thống là thông tin được ghi trên giấy và đọc được bằng mắt thường thì đối với tài liệu điện tử, thông tin được ghi trên ổ cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, thiết bị lưu trữ... và chỉ có thể khai thác, sử dụng được thông qua máy tính có chứa phần mềm tương thích.
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu tiếp cận, khai thác, sử dụng tài liệu điện tử ngày càng tăng. Để có thể đưa ra được những ý kiến ban đầu về các nguyên tắc khai thác, sử dụng tài liệu điện tử, bài viết của chúng tôi xin cung cấp một số thông tin về khả năng và phương pháp chung để bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác những tài liệu điện tử cũng như những nguyên tắc tiếp cận khai thác dạng tài liệu đặc thù này.
Thực hiện quá trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm cả hai phía cung và cầu. Tài liệu lưu trữ tạo nên phần cung còn các yêu cầu tiếp cận khai thác tài liệu là phần cầu. Công nghệ máy tính chính là phương tiện để cung cấp tài liệu cho những người có yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu
Các bước thực hiện khai thác vòng đời tài liệu
Bước chuẩn bị
Việc tiếp cận khai thác, tìm kiếm tài liệu điện tử, cũng như các hoạt động khác trong chức năng lưu trữ, cần được xem xét giải quyết càng sớm càng tốt trong vòng đời tài liệu. Lý tưởng nhất là nên bắt đầu ngay từ giai đoạn chuẩn bị.
Hình thành tài liệu
Cũng như việc đánh giá và bảo quản, khi mà các yêu cầu lưu trữ được xem xét giải quyết ở giai đoạn chuẩn bị, thì việc hình thành và duy trì bảo quản tài liệu sẽ cần phải được giám sát sao cho các tác nghiệp cụ thể phải tuân theo đúng những quyết định được đưa ra ở giai đoạn chuẩn bị và còn để nhận biết bất kỳ những cải tiến nào có thể đòi hỏi các quyết định đó phải được xem xét, đánh giá lại. Điều đặc biệt quan trọng là tài liệu lưu trữ phải được nhận diện, xác định đúng như khi chúng được hình thành; những thông tin bối cảnh và metadata cần thiết và phù hợp phải được nắm bắt, gắn kết với tài liệu đó.
Đảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu
