Những bước tổ chức một Year End Party chuyên nghiệp của Hoàng Trần Hoàng Trần hân hạnh được chia sẻ kinh nghiệm tổ chức một Year End Party (YEP) chuyên nghiệp với tư cách là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện trên toàn quốc Quý khách hàng thân mến, không riêng gì Hoàng Trần mà các đơn vị doanh nghiệp khác cũng thường đồng ý rằng đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức tiệc cuối năm là cơ hội để tất cả thành viên trong công ty cùng nhìn lại những gì mình đã đạt được trong suốt một năm qua và cùng lên kế hoạch để hướng tới những thành công hơn nữa trong năm mới. Một bữa tiệc cuối năm ấn tượng và chu đáo chắc chắn sẽ mang lại nhiều kỉ niệm sâu sắc tới người tham dự, cũng như niềm hạnh phúc cho đơn vị tổ chức.
Sân khấu sảnh YEP tại China Telecom Customer Appreciation Meeting 2019 vừa qua mà Hoàng Trần tổ chức
Do đó việc tổ chức tiệc tất niên đã trở thành một sự kiện có ý nghĩa quan trọng trong văn hóa doanh nghiệp, đòi hỏi có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đầu tư về mọi mặt từ ý tưởng, nội dung cho đến dự trù tài chính, thuê địa điểm, nhân sự…Vì vậy, để tổ chức được 1 buổi tiệc tất niên tuyệt vời hay nói đúng hơn là tạo được niềm vui cho mọi người lại là nỗi lo, thách thức của người quản trị. Bài viết này Hoàng Trần hân hạnh được chia sẻ kinh nghiệm tổ chức một Year End Party (YEP) chuyên nghiệp với tư cách là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện trên toàn quốc. 1. Vì sao nên làm Year End Party (YEP) hay Tiệc Tất Niên Tiệc tất niên hay tiệc cuối năm là sự kiện nội bộ được mong chờ nhất trong năm. Tạm gác lại những chỉ tiêu doanh thu, những áp lực công việc trong năm, các thành viên công ty được tận hưởng thời gian tuyệt vời, nạp thêm năng lượng chuẩn bị cho năm mới. Khi được tổ chức một cách chỉn chu và tâm huyết, một chương trình Year end party sẽ không phụ công bạn khi có thể mang đến rất nhiều lợi ích trước mắt và lâu dài. Điển hình như: - Đây là dịp chiêu đãi các khách hàng thân thiết, chiêu đãi nhân viên và các đối tác của công ty. - Là dịp toàn thể nhân viên cùng sum họp, không phân chia sếp – nhân viên, không áp lực công việc, không cạnh tranh. - Là thời điểm tổng kết tất cả các hoạt động trong năm, những nhìn nhận thực tế về những điều đã đạt được và chưa đạt được. - Là dịp tri ân những cá nhân xuất sắc, những thành viên lão làng hay những cá nhân có thành tích cao trong quá trình hoạt động kinh doanh. - Là dịp để các thành viên công ty thỏa sức sáng tạo với các kịch bản độc đáo, game show gala vui nhộn. - Là cơ hội công ty gửi lời cám ơn tới hậu phương của mỗi thành viên công ty. Đó là gia đình, người thân thiết của nhân viên.
Hệ thống Laptop cấu hình cao Hoàng Trần lắp đặt tại YEP
2. Lên ý tưởng chủ đạo cho Year End Party Ý tưởng chương trình giống như kim chỉ nam dẫn dắt toàn bộ sự kiện. Chính vì thế quý khách cần hiểu rõ mục tiêu của mình là gì để có thể lên ý tưởng thực hiện. Các hình thức tiệc tất niên có thể kể đến: - Tiệc tất niên tri ân các thành viên trong công ty - Tiệc tất niên kết hợp hội nghị khách hàng - Ý tưởng tiệc tất niên kết hợp teambuilding, du lịch để vui chơi, giải trí - Tiệc tất niên tổng kết cuối năm, liên hoan cuối năm - Tiệc tất niên kết hợp Gala Dinner... Khi lên ý tưởng cần xét đến 3 yếu tố: Mang tính sự kiện, mang tính cộng đồng (liên quan đến khách hàng) & phải gắn liền với doanh nghiệp. Dịp cuối năm là dịp chắc chắn có rất nhiều buổi tiệc tùng sẽ diễn ra, vì thế nếu ý tưởng buổi tiệc cuối năm cho doanh nghiệp của bạn không có sự mới mẻ sáng tạo, thì chắc chắn sẽ lu mờ và không để lại nhiều ấn tượng cho khách tham dự.
Địa điểm, không gian diễn ra Year End Party cũng rất quan trọng (Ảnh: Hoàng Trần)
3. Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp Để lựa chọn một địa điểm phù hợp, trước hết chúng ta cần trả lời các câu hỏi sau: Bạn muốn tổ chức tiệc trong nhà hay ngoài trời? Số lượng thành viên tham dự là bao nhiêu người? (bao gồm nhân viên và khách mời danh dự) Trên cơ sở đó, một địa điểm tổ chức tiệc cuối năm được xem là hoàn hảo khi nó đáp ứng được các tiêu chí như: - Vị trí thuận lợi, dễ tìm: Tốt nhất là nên ở gần công ty để mọi người dễ tìm đường. Chọn địa điểm ngay trung tâm thành phố cũng là gợi ý hay trong trường hợp công ty có đông nhân viên và chỗ ở mọi người không gần nhau - Không gian đủ lớn. Tuy nhiên sảnh tiệc quá lớn sẽ khiến không khí bị loãng, trong khi sảnh quá nhỏ lại chật chội và kém sang trọng. Bạn cũng cần chú ý không gian dành cho việc đón khách của bộ phận lễ tân, không gian để tổ chức những hoạt động vui chơi, văn nghệ bên lề, v.v… - Thực đơn và chất lượng món ăn đa dạng, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. mẹo nhỏ: Trước khi quyết định, bạn cần tham khảo ý kiến lãnh đạo hay “trưng cầu dân ý” từ đồng nghiệp để quyết định phong cách món ăn với thực đơn phù hợp với nhiều người.. Và nên có không gian vui chơi cho trẻ em 4. Xây dựng kịch bản và chuẩn bị các tiết mục biểu diễn Yếu tố làm nên sự thành công của bữa tiệc cuối năm là kịch bản chi tiết và khoa học. Kịch bản cho bữa tiệc cuối năm cần phải vạch ra nội dung và chia thời gian các tiết mục biểu diễn. Ngoài ra, phải phân công rõ công việc cho các nhân viên thực hiện từng nội dung. Hơn nữa, khi xây dựng một kịch bản cần có một số kế hoạch dự phòng bổ sung, tránh trường hợp thời tiết (đối với tiệc ngoài trời), hậu cần,... Theo kinh nghiệm thì Hoàng Trần chia sẻ rằng bạn nên lên concept chương trình bao gồm: - Màu sắc: Tuỳ vào ý tưởng chủ đề của buổi lễ mà có màu sắc tương ứng. Thông thường sẽ là màu đỏ tượng trưng cho ngày tết. Hoặc màu đen tạo sự sang trọng, lung linh dạ tiệc. - Dress code: Màu sắc trang phục khách mời có thể được quy định theo chủ đề của sự kiện. Ví dụ như màu đen cho dạ tiệc; màu đỏ, đen cho vũ hội hoàng gia; hoặc cũng có thể là tiệc cosplay theo phong cách của doanh nghiệp... - Sân khấu: Có thể trang trí như một chiếc xe buýt, một con tàu… Để nói đến một hành trình của doanh nghiệp. - Ánh đèn: Ánh sáng trắng và vàng để tạo sự ấm cúng, thân mật. - Âm nhạc: Nhạc nhẹ nhàng, du dương như dạ tiệc. Hoặc sôi động như lễ hội liveshow âm nhạc... 5. Lên kế hoạch nhân sự và hệ thống thiết bị cho chương trình Nhân sự thường sẽ bao gồm: Quản lý sự kiện, MC cho chương trình, đội ngũ Lễ tân đón khách, ekip hỗ trợ chạy chương trình, các nhân sự hỗ trợ an ninh, an toàn. Và không thể thiếu Camera man để ghi hình để quảng bá sau sự kiện. Và quan trọng không kém là bạn phải sở hữu hệ thống thiết bị sự kiện như âm thanh ánh sáng, sân khấu, banron backdrop, stage screen, các thiết bị điện tử như màn hình LED, màn hình ghép Video Wall, hệ thống liên lạc bộ đàm trong BTC, hệ thống Laptop vận hành,… Nếu doanh nghiệp bạn không có sẵn thì lúc này nên chọn lựa một bên thứ ba chuyên về mảng tổ chức sự kiện hay cung cấp thiết bị sự kiện. Vừa hay Hoàng Trần cũng là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện có thâm niên, cung cấp dịch vụ cho thuê Màn hình Led/ Led screen, Âm thanh ánh sáng, Tivi Samsung 4K 75 inches, Bộ đàm Motorola, Màn hình Led, Âm thanh full Array, Led screen, Màn hình cảm ứng/ touch screen, Laptop core I7/ ram 16GB/ card màn hình rời.
Với tư cách là đơn vị chuyên setup sân khấu sự kiện, cho thuê standee backdrop quảng cáo, lắp đặt âm thanh ánh sáng - Hoàng Trần tự tin sẽ là đối tác hoàn hảo của bạn.
Hoàng Trần không chỉ mang đến dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, cung cấp cho thuê hệ thống thiết bị số lượng lớn mà còn sở hữu những phẩm chất tận tụy với nghề thể hiện qua các yếu tố: - Về địa điểm tổ chức: Căn cứ vào tính chất và yêu cầu về bữa tiệc của quý khách, nhân viên tư vấn của Hoàng Trần sẽ đưa ra những gợi ý về việc lựa chọn địa điểm phù hợp, từ đó đi đến thống nhất với quý khách về nơi tổ chức bữa tiệc. - Trang trí không gian tiệc: Từ đặc thù của địa điểm, team Hoàng Trần sẽ lên phối cảnh chung và phối cảnh chi tiết từng góc, đảm bảo sự hài hòa nhưng vẫn tạo ra một không gian tiệc độc đáo, ấn tượng đến quan khách tham dự. - Kịch bản được thay đổi phù hợp với tinh thần của bữa tiệc, không nhàm chán và gò bó bởi khuôn khổ, là điều đặc biệt và gây ra sự bất ngờ cho người tham dự với các trò chơi hấp dẫn, các chi tiết bất ngờ,… cũng được chúng tôi đề xuất. Quý khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện hoặc sử dụng dịch vụ cho thuê Màn hình Led/ Led screen, Âm thanh ánh sáng, Tivi Samsung 4K 75 inches, Bộ đàm Motorola, Màn hình Led, Âm thanh full Array, Led screen, Màn hình cảm ứng/ touch screen, Laptop core I7/ ram 16GB/ card màn hình rời mời liên hệ: - Email : hoangtran@hoangtran.vn - Di động : 0932 083 238 - 0932 085 238 - Fanpage : https://www.facebook.com/thuemanhinhcamung 6. Cuối cùng là bước dự trù kinh phí, lên budget cho Year End Party Để dự trù ngân sách cho bữa tiệc cuối năm của công ty, bạn cần vạch rõ từng hạng mục kèm theo các khoản chi phí phải bỏ ra. Quan trọng nhất, bạn phải xác định được hạng mục nào là then chốt, cần thiết, hạng mục nào là thứ yếu, có thể bỏ để đưa ra mức giá phải chăng nhất. Và bộ phận HR trước tiên sẽ nhận chỉ đạo của cấp trên về ngân sách công ty có thể chi ra cho sự kiện rồi lên kế hoạch dự trù kinh phí chi tiết cho từng đầu mục. Hãy lược đi những phần không cần thiết để có tập trung kinh phí hoạt động cho phần quan trọng của sự kiện. Trên đây là những kinh nghiệm Hoàng Trần muốn chia sẻ đến quý khách hàng về quy trình tiền chuẩn bị để tổ chức một Year End Party như ý muốn. Chúc Quý khách hàng luôn thành công trong năm mới, và bước sang 2020 hi vọng chúng ta sẽ có dịp được hợp tác cùng nhau.
![[IMG]](https://www.thuemanhinhcamung.com/upload/user/images/202001/T%E1%BB%95%20ch%E1%BB%A9c%20m%E1%BB%99t%20Year%20End%20Party%20chuy%C3%AAn%20nghi%E1%BB%87p%20c%E1%BB%A7a%20Ho%C3%A0ng%20Tr%E1%BA%A7n%201.jpg)
![[IMG]](https://www.thuemanhinhcamung.com/upload/user/images/202001/T%E1%BB%95%20ch%E1%BB%A9c%20m%E1%BB%99t%20Year%20End%20Party%20chuy%C3%AAn%20nghi%E1%BB%87p%20c%E1%BB%A7a%20Ho%C3%A0ng%20Tr%E1%BA%A7n%202.jpg)
![[IMG]](https://www.thuemanhinhcamung.com/upload/user/images/202001/T%E1%BB%95%20ch%E1%BB%A9c%20m%E1%BB%99t%20Year%20End%20Party%20chuy%C3%AAn%20nghi%E1%BB%87p%20c%E1%BB%A7a%20Ho%C3%A0ng%20Tr%E1%BA%A7n%203.jpg)
![[IMG]](https://www.thuemanhinhcamung.com/upload/user/images/202001/T%E1%BB%95%20ch%E1%BB%A9c%20m%E1%BB%99t%20Year%20End%20Party%20chuy%C3%AAn%20nghi%E1%BB%87p%20c%E1%BB%A7a%20Ho%C3%A0ng%20Tr%E1%BA%A7n%204.jpg)
![[IMG]](https://www.thuemanhinhcamung.com/upload/user/images/202001/T%E1%BB%95%20ch%E1%BB%A9c%20m%E1%BB%99t%20Year%20End%20Party%20chuy%C3%AAn%20nghi%E1%BB%87p%20c%E1%BB%A7a%20Ho%C3%A0ng%20Tr%E1%BA%A7n%205.jpg)
![[IMG]](https://www.thuemanhinhcamung.com/upload/user/images/202001/T%E1%BB%95%20ch%E1%BB%A9c%20m%E1%BB%99t%20Year%20End%20Party%20chuy%C3%AAn%20nghi%E1%BB%87p%20c%E1%BB%A7a%20Ho%C3%A0ng%20Tr%E1%BA%A7n%206.jpg)
Hoàng Trần
