1. Google Team Drive Là Gì?

Google Team Drive là một công cụ hỗ trợ làm việc nhóm, một không gian chung để các Teams trong công ty của bạn có thể dể dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập vào các file tài liệu của họ từ bất cứ nơi nào và trên bất kì thiết bị nào.

Đối với My Drive thì tài nguyên thuộc về cá nhân, còn trong Team Drive thuộc về mộ nhóm. Như vậy khi nhân sự trong công ty thay đổi tất cả các tài nguyên trong Team Drive vẫn được giữ nguyên vẹn, qua đó giúp Team của bạn có thể tiếp tục truy cập dữ liệu, chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc.

Lưu ý: Đây là tính năng nâng cao hỗ trợ trong các phiên bản Google Workspace Business, Google Workspace Enterprise hoặc Google Workspace for Education. Nếu bạn không bật được Team Drive, hãy liên hệ với admin của công ty nơi bạn làm việc.

Người dùng G Suite bản Basic hoặc G Suite bản miễn phí không có tài khoản G Suite (tài khoản Gmail theo tên miền của doanh nghiệp) sẽ không dùng được Team Drive.

Các bạn có thể tham khảo các gói giá Google Workspace chi tiết 2020.

Xem thêm: Đăng ký email tên miền Google miễn phí. 

2. Cài đặt Google Team Drive

Các bạn đăng nhập vào tài khoản Google Workspace > Chọn mở Google Drive > Trên thanh điều hướng bên trái, chọn Team Drives.

Click New trên đầu > Nhập tên Team Drive mà bạn muốn.

Tên Team Drive thường trùng với tên nhóm trong công ty : Cassy’s Team, Tài chính, Nhân sự,… > Click Create

Ngoài ra các bạn có thể thêm nhiều Team Drive khác nhau nên khi muốn thêm người dùng hay tải file,…trước hết bạn phải lựa chọn một folder Team Drive mà bạn muốn thay đổi.

Nếu bạn không tạo được Team Drive có thể quản trị viên đẵ tắt tính năn này hoặc tài khoản của bạn chưa có quyền sử dụng Google Team Drive các bạn có thể nâng cấp.

Các bạn có thể bật tính năng Team Drive cho doanh nghiệp của mình:

Bước 1: Truy cập vào Google Admin console (admin.google.com) > Apps > G Suite > Drive and Docs > Chắc chắn App Drive đã được bật bằng cách bấm nút Thêm (More) và chọn Bật cho tất cả mọi người (ON for everyone).

Bước 2: Chọn Thiết lập chia sẻ (Sharing settings) > Chọn tổ chức (organizational unit) phù hợp, mặc định sẽ áp dụng cho toàn bộ tài khoản.

Bước 3: Trong mục Team Drive creation, Bỏ check Prevent users in <your-domain> from creating new Team Drives.

Bước 4: Chọn Lưu (Save) và chờ tối đa 24 giờ để cho mọi thay đổi có hiệu lực trên tài khoản của bạn.

>>Xem thêm: Hướng dẫn kiểm soát quyền truy cập Google Drive.

3. Thêm thành viên và quyền truy cập

Khi bạn thêm một người dùng vào Team Drive họ sẽ có đầy đủ các tính quyền như upload, edit, xóa file hoặc mời thành viên mới. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi quyền của các thành viên này.

Trước khi cấp quyền bất kỳ các bạn cần có quyền Full Access.

Google Team Drive

Google Team Drive

>>Xem thêm: Cách tạo tài khoản Gmail không cần số điện thoại.

Để thêm một thành viên mới bạn cần có quền Full Access:

Chọn Team Drive bạn muốn thêm người dùng > chọn Add members > Thêm tên, địa chỉ email hoặc địa chỉ của một nhóm Google group > Lựa chọn quyền cho thành viên này > (Tùy chọn) Nếu bạn không muốn gửi thông báo tới người vừa được thêm vào, chọn Skip sending notifications

Thay đổi quyền trong Team Drive

Bước 1: Lưạ chọn Tên Team Drive mà bạn muốn thay quyền.

Bước 2: Ngay cạnh tên của Team Drive, chọn mũi tên trỏ xuống > chọn Manage members.

Bước 3: Chọn tên thành viên bạn muốn thay đổi quyền truy cập, nhấn vào vào mũi tên chọn phân quyền mới

Bước 4: Click Done để hoàn tất.

Xóa một thành viên trong Team Drive

Bước 1: Lưạ chọn Tên Team Drive mà bạn muốn thay quyền.

Bước 2: Ngay cạnh tên của Team Drive, chọn mũi tên trỏ xuống > chọn Manage members.

Bước 3: Chọn tên thành viên mà bạn muốn xóa, nhấn vào mũi tên chọn Remove Member.

Bước 4: Click Done để hoàn tất.

Khi bạn xóa người dùng ra khỏi team thì học vẫn có quyền truy cập một số file đã share. Ví dụ: Các file được chia sẻ ở chế độ “Tất cả mọi người trong công ty đều xem được” thì họ vẫn sẽ truy cập được.

4. Thêm file và thư mục trong Team Drive

Tạo một thư mục mới

Bước 1: Lưạ chọn Tên Team Drive mà bạn muốn tạo thư mục.

Bước 2: Nhấn vào New > Folder.

Bước 3: Nhập tên thư mục.

Bước 4: Nhấn vào Create.

Tải thư mục hiện có từ máy tính

Bước 1: Lưạ chọn Tên Team Drive mà bạn muốn tạo thư mục.

Bước 2: Trên máy tính của bạn, hãy kéo thư mục hiện tại và thả vào Team Drive.

Bước 3: Hoặc, nhấn vào New > Folder Upload.

Cách thêm và mở các file

Các bạn cần phải có quyền Edit Access để thêm hoặc mở các file. Bất kỳ tệp tin nào bạn thêm vào đều thuộc sở hữu của cả nhóm. Dù bạn đã rời khỏi Team Drive thì tệp tin của bạn vẫn sẽ tồn tại trong nhóm.

Bước 1: Lưạ chọn Tên Team Drive mà bạn muốn tạo thư mục.

Bước 2: Kéo tập tin từ máy tính hoặc thả nó vào trong thư mục đã chọn.

Hoặc, nhấn vào New và chọn một trong các lựa chọn dưới đây:

Bước 3: Để tạo một file mới, hãy chọn loại file mà bạn muốn tạo, như Google Docs hay Google Sheets

Bước 4: Để tải file lên, hãy chọn File Upload. Tìm đến vị trí của file trên máy tính và mở nó.

Bước 5: Nhấn đúp vào một tệp để mở.