Trong mọi lĩnh vực, ngành nghề, kỹ năng giao tiếp luôn là chìa khóa tạo lập các mối quan hệ và thúc đẩy năng suất làm việc. Cho dù là giao tiếp bằng nói, viết, đọc hay nghe, kỹ năng giao tiếp là yếu tố thiết yếu để giúp bạn trở thành một nhân viên toàn diện hơn. Vậy có những cách nào để có thể tự cải thiện kỹ năng giao tiếp của bản thân?

1. Đừng nói vòng vo hay dùng từ đao to búa lớn

Hãy có sự trung thực và thẳng thắn. Điều đầu tiên và quan trọng nhất trong kỹ năng giao tiếp là phải đảm bảo ý kiến của bạn được truyền tải một cách dễ hiểu, dễ nhớ. Nếu bạn cần giải thích hay góp ý một điều gì tới đồng nghiệp, cấp trên hoặc cấp dưới, hãy sử dụng từ ngữ nhã nhặn, tế nhị nhưng không nên vòng vo có thế làm giảm hiệu quả và dễ gây ra hiểu nhầm.

Còn nếu bạn nói chuyện hay giao tiếp với khách hàng, bạn nên dùng từ ngữ dễ hiểu, tránh dùng nhiều từ chuyên môn, giải thích hay giới thiệu rõ ràng, ngắn gọn và luôn có câu hỏi để chắc chắn rằng khách đang lắng nghe và hiểu những gì bạn đang nói.

2. Chủ động lắng nghe

Bạn càng biết cách lắng nghe người khác, bạn càng giỏi giao tiếp. Nói cho người khác hiểu mới chỉ là một nửa trong hoạt động giao tiếp, việc có sự tập trung, chú ý lắng nghe đối phương không chỉ thể hiện sự tôn trọng của bạn mà còn giúp bạn có thể tiếp nhận thêm thông tin từ đối phương để hiểu rõ hơn về họ.

Một số cách để thể hiện việc biết cách lắng nghe là không ngắt lời đối phương, không làm việc riêng như sử dụng điện thoại hay máy tính khi đối phương đang nói và có sự suy nghĩ, phân tích các thông tin bạn vừa tiếp nhận trước khi có phản hồi.

3. Biết cách sử dụng ngôn ngữ hình thể

Một trong những điểm mạnh khi nói chuyện trực tiếp là bạn có sự hỗ trợ từ ngôn ngữ hình thể bên cạnh lời nói. Những loại ngôn ngữ hình thể như cơ thể, cử chỉ tay, nét mặt, ánh mắt, tất cả đều có thể giúp bạn truyền tải tốt hơn ý kiến của bạn. Bạn cũng có thể tìm hiểu về cách còn người sử dụng ngôn ngữ hình thể để giúp bạn “đọc vị” đối phương, nhằm điều chỉnh cách giao tiếp của bản thân theo từng đối tượng.

4. Biết cách sử dụng các phương tiện giao tiếp phù hợp

Giao tiếp không chỉ gói gọn ở việc nói chuyện trực tiếp mà còn là sự trao đổi thông tin qua các phương tiện giao tiếp như thư điện tử, tin nhắn,… Đối với các vấn đề gấp, cần cập nhật thông tin ngay lập tức, việc sử dụng email hoặc tin nhắn là không phù hợp vì sẽ mất thời gian để người nhận biết được thông tin đó. Hoặc đối với một số thay đổi hoặc công việc cần làm, ngoài việc tổ chức họp mặt trực tiếp, bạn cũng có thể dùng tử điện tử để nhắc nhở hoặc phân công cụ thể công việc tới từng người. Biết cách chọn phương tiện giao tiếp cho từng loại thông tin hay công việc khác nhau sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cho cả bản thân, đồng nghiệp và đối tác.

Trên đây là những mẹo nhỏ giúp bạn giao tiếp tốt hơn ở nơi công sở. Hãy thực hành luôn và ngay để thay đổi hình ảnh của bạn trong mắt người xung quanh nhé!