Dành thời gian tìm hiểu về nhóm của bạn có lẽ là phần cơ bản nhất của việc sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên hiệu quả. Điều này rất cơ bản, tuy nhiên một số nhà quản lý thường không bận tâm đến mấy. Tất cả những gì họ quan tâm là đảm bảo có đủ người để đáp ứng mọi ca làm việc.

Vậy tại sao việc hiểu biết về nhóm của bạn lại quan trọng đến vậy? Bởi vì việc thực sự hiểu rõ các thành viên trong nhóm mang lại cho bạn sự linh hoạt trong việc kết hợp các kỹ năng, điểm mạnh, điểm yếu và kiểu tính cách của nhân viên để tạo ra sự thay đổi hoàn hảo cho mọi tình huống. Giúp bạn lên lịch cho nhân viên hiệu quả hơn. 

Nếu bạn có nhiều nhân viên hoặc có nhiều địa điểm làm việc, bạn sẽ cần ghi chú về các thông tin của nhân viên một cách hiệu quả:

- Tên của nhân viên

- Các kỹ năng liên quan

- Chứng chỉ

- Trạng thái toàn thời gian hoặc bán thời gian

- Hạn chế làm thêm giờ

- Loại tính cách

Được bố trí đầy đủ nhân viên cho ca trực chỉ là một khía cạnh của việc lên lịch hiệu quả. Nhân viên cần nhận thức được các nhiệm vụ được phân bổ cho họ để công việc và hoạt động doanh nghiệp trơn tru hơn. 

Ví dụ: bạn có thể tạo một danh sách các nhiệm vụ nên được thực hiện khi bổ sung hàng tồn kho trong quán bar của bạn. hay lập danh sách các tác vụ cũng hữu ích trong việc chuẩn bị tổ chức một sự kiện. Nếu bạn vận hành một tổ chức phi lợi nhuận, có khả năng bạn sẽ sử dụng các tình nguyện viên để giúp đỡ trong các sự kiện đặc biệt. Điều phối các tình nguyện viên trở nên dễ dàng hơn nếu mọi người có một ý tưởng rõ ràng về những việc nên làm và thời điểm cần làm.

Tính năng “My task”- nhiệm vụ của tôi giúp bạn và nhóm của bạn phân công nhiệm vụ để quản lý khối lượng công việc dễ dàng hơn. Bạn có thể theo dõi trạng thái của các nhiệm vụ khác nhau, cũng như xác định các nhiệm vụ bắt buộc. Chúng tôi cũng đã cung cấp nhiều cách để bạn có thể chọn định dạng phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Với My task, bạn có thể chọn tạo các nhiệm vụ một lần hoặc định kỳ. Bạn cũng sẽ nhận được cập nhật theo thời gian thực tế khi hoàn thành nhiệm vụ. Điều này mang lại cho bạn sự an tâm rằng mọi thứ đang được thực hiện đúng cách và đúng thứ tự sau mỗi ca làm việc của mình.

Nhân viên khi cảm thấy vui vẻ sẽ phục vụ khách hàng tốt hơn. Khi bạn vừa tuyển một nhân viên mới, hãy tìm hiểu

ngay thời gian biểu của người này. Hỏi rõ từng nhân viên của mình để xem họ thích làm việc trong ngày hoặc ca làm

việc cụ thể nào.

Một số người có thể lại thích làm ca đêm hoặc ngày cuối tuần. Cho phép họ làm việc theo thời gian biểu linh hoạt và

phù hợp thay vì ấn định lịch làm việc một cách cứng nhắc. Tất nhiên bạn khó có thể chiều theo mọi yêu cầu của nhân

viên, nhưng ít nhất hãy cho thấy rằng bạn sẵn sàng tiếp thu ý kiến của họ trong vấn đề này.

Có thể đôi khi nhân viên phải vắng ca trực vì lí do nào đó mà họ không thể tham gia làm việc. Trao quyền tự thay đổi ca làm việc cho nhân viên của bạn sẽ giúp bỏ bớt những công việc rườm rà cho người quản lý và thúc đẩy tinh thần trong nhân viên của bạn. Họ hiểu được rằng bạn đang tin tưởng và trao quyền cho họ.

Thay vì sử dụng cuộc gọi điện thoại truyền thống để báo cáo sự vắng mặt, nhân viên của bạn có thể nhắn tin cho bạn thông qua ứng dụng một cách dễ dàng và tiện lợi hơn.