Quản lý kho bằng phần mềm quét mã vạch

  -  

Lợi ích của việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch

  • Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, thay vì tuyển nhân viên để quản lý thì giờ đây sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa bằng mã vạch sẽ giúp cửa hàng tăng lợi nhuận.
  • Tăng tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng nhờ đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng và sản phẩm giá thành giảm.
  • Nắm rõ tồn kho, HSD của sản phẩm trong kho để từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.
  • Giảm đến 90% thiệt hại do hàng tồn quá lâu, hàng bị giảm giá.
  • Theo dõi được hàng tồn, hàng hết để còn nhập thêm về bán.
  • Đáp ứng nhanh chóng đơn đặt hàng/thanh toán cho khách hàng.
  • Giảm 99% xuất nhập nhầm hàng nhờ vào sự chính xác của mã vạch.
  • Tiết kiệm được thời gian khi thao tác.
  • Hệ thống mã vạch xác định nhanh chóng và chính xác.

Ứng dụng giải pháp mã vạch trong quản lý kho hàng


Với cách tạo mã vạch như trên để có thể quản lý được nguồn gốc của sản phẩm, ta có thể dán nhãn cho sản phẩm với hai phương án như sau:
  • Phương án 1: Mỗi sản phẩm phải có mã vạch khác nhau. Mã sản phẩm sẽ được đánh theo lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần. Điều này sẽ làm tăng đáng kể số lượng mã cần quản lý tuy nhiên lại giúp có được thông tin về sản phẩm khi truy tìm nguồn gốc một cách chính xác.
  • Phương án 2: Sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau. Mã sẽ được đánh phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm. Với cách dán nhãn này thông tin về sản phẩm vẫn có thể tìm thấy được nhưng lại đi theo một lô hàng. Trong trường hợp lô hàng đó không xuất hết hoặc xuất cho hai khách hàng khác nhau thì không thể phân biệt được sản phẩm nào đó đã được phân phối cho khách hàng nào.
Hầu hết các nhà cung cấp, hoặc đơn vị sản xuất hiện nay đều dán mã vạch theo cách thứ nhất. Điều này nảy sinh sự phức tạp trong quản lý mã vạch do số lượng seri quá lớn.
Nắm bắt được khó khăn đó, phần mềm quét mã vạch hoanngocsoft.com với tính năng quản lý kho bằng giải pháp mã vạch, các sản phẩm trong cùng 1 lô hàng sẽ được đánh cùng 1 mã vạch.
Với các sản phẩm có mã IMEI như hàng điện tử, điện thoại, điện lạnh… bạn cũng có thể quản lý theo serial của từng sản phẩm, giúp định danh chính xác sản phẩm đó cũng như thuận tiện cho quá trình bảo hành sau này.

Quy trình quản lý kho bằng phần mềm quét mã vạch của hoanngocsoft

Thông thường khi sản phẩm nhập về thường có hai trường hợp xảy ra: sản phẩm đã có mã vạch sẵn từ nhà sản xuất và sản phẩm chưa có mã vạch. Khi sắp xếp hàng vào kho, với những sản phẩm chưa có mã vạch, bạn cũng có thể tạo mã vạch và in mã vạch để gán lên sản phẩm nào chưa có mã vạch sẵn.

Có thể sử dụng máy in chuyên dụng để in mã vạch, tùy vào nhu cầu, ta chọn loại máy phù hợp và tiết kiệm nhất.

Quy trình nhập kho

Nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên hàng hóa nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào phần mềm để tạo phiếu nhập kho với các thông tin liên quan đến lô hàng. Kể từ đó, sản phẩm, hàng hóa nhập kho được quản lý bằng phần mềm và mã vạch.

Quy trình xuất kho

Tương tự như nhập kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng cần bán đồng thời sau này cũng có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm nếu cần thiết. Khi xuất kho, các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn hàng,… đều được ghi vào hệ thống.

Việc ứng dụng quản lý mã vạch vào cửa hàng đang dần dần thay đổi hoàn toàn thói quen bán hàng truyền thống. Phương pháp này mang đến sự đột phá trong việc kinh doanh.

Việc quét mã vạch giúp hỗ trợ nhân viên bán hàng nhanh hơn, bạn cũng quản lý doanh số tốt hơn, quá trình xuất – nhập, giải phóng hàng tồn kho được ra quyết định với 1 click chuột.

Quy trình kiểm kho

Xưa nay, quy trình kiểm kê kho chủ yếu dựa trên phương pháp đếm tay truyền thống, điền số lượng hàng tồn vào excel hoặc sổ sách rồi ngồi tính toán lại. Thế thì mỗi lần kiểm kho phải mất cả 2-3 ngày trời rất tốn công sức, thời gian.

Khi sử dụng phần mềm quét mã vạch và áp dụng kiểm kê kho bằng mã vạch, việc kiểm kho sẽ trở nên nhanh chóng, tiện lợi cũng như độ chính xác cao hơn. Nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho, sau đó kết nối tới thiết bị đọc mã vạch và máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý.

Sau khi có được dữ liệu, phần mềm quét mã vạch HoanNgocSoft sẽ xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang có được máy tính đồng thời phần mềm cũng cho phép cập nhật lại dữ liệu này.

Với sự tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong các hoạt động bán hàng. Hãy áp dụng phương pháp quản lý hàng hóa bằng mã vạch cho cửa hàng của mình ngay nhé.