Bài viết này Hoàng Trần - đơn vị chuyên tổ chức & cho thuê thiết bị sự kiện xin được chia sẻ đến bạn 7 cách giúp có thể tiết kiệm chi phí mỗi khi tổ chức sự kiện.
1. Xây dựng kế hoạch hoàn chỉnh dựa trên nhu cầu của khách hàng
Hãy thật tỉ mỉ và chi tiết trong quá trình nghiên cứu brief của khách hàng đưa ra, và khi cần thiết bạn có thể yêu cầu thêm những mong muốn của họ để có thể lên được một plan từ cơ bản đến hoàn hảo nhất. Việc này để hạn chế những thay đổi và phát sinh trong quá trình thi công trên thực tế. Kế hoạch cũng nên đưa ra các khoản thu chi cần thiết như: chi phí thuê địa điểm, chi phí thuê nhân sự, chi phí cho trang thiết bị… Sau khi đã có bản kế hoạch, bạn thử cân đối lại xem hạnh mục nào không thực sự cần thiết và có thể lược đi hay không
2. Lên một thực đơn ăn uống hợp lí
Với các sự kiện tầm trung, bạn có thể cắt giảm bớt những đồ ăn, đồ uống mang tính cao cấp để tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, bạn nên xây dựng một thực đơn với số lượng phù hợp với số người tham dự để thức ăn không bị bỏ đi lãng phí.
Tuy nhiên đối với các sự kiện mang tầm cỡ quy mô quốc gia hay quốc tế với sự tham gia của các đơn vị nước ngoài thì điều tốt nhất là bạn nên tham khảo với các đầu bếp lâu năm, vì chỉ có họ mới có thể ước lượng quy mô bao nhiêu suất ăn, phải chuẩn bị cùng lúc cho bao nhiêu người để rồi từ đó mới có thể cân đối giữa đội ngũ nhân viên, mà lên một thực đơn hợp lí được.
3. Tổ chức sự kiện theo đúng tiến độ
Ngoài chức năng là tiết kiệm chi phí, việc xây dựng sự kiện theo đúng tiến độ còn giúp các đơn vị tổ chức sự kiện thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình. Sở dĩ việc làm theo đúng tiến độ có thể tiết kiệm chi phí là do bạn cắt giảm được ngày công thợ, giảm thiểu rủi ro, giảm ngày thuê trang thiết bị…
Việc tính toán này đòi hỏi đầu óc có tầm của người hoạch định diễn biến và tiến độ xuyên suốt từ lúc mở đầu, diễn ra đến khi kết thúc của sự kiện. Vì vậy tốt nhất bạn nên thảo ra trong đầu những mốc chính của sự kiện đang tổ chức rồi từ đó phân bổ nhân sự trong team.
4. Người quản lí sự kiện phải theo sát diễn biến hiện hành
Điều này không chỉ giúp tiến độ chuẩn bị sự kiện diễn ra theo đúng tiến độ mà còn giúp bạn hạn chế được các chi phí phát sinh không đáng có. Tuy nhiên, để có thể hoàn thành vai trò này, người quản lí phải thực sự thấu hiểu quy trình xây dựng một event, đồng thời người đó cũng cần một nhân cách trung thực và có tâm.
5. Xây dựng đội ngũ cộng tác viên
Có sức người tát biển đông cũng cạn, chính vì vậy nếu có trong tay một đội ngũ nhân sự đảm bảo về lượng lẫn chất thì đây chính là đội hình tiên quyết cần có mỗi khi tổ chức sự kiện. Mỗi đơn vị tổ chức sự kiện đều nên xây dựng cho mình các đội ngũ cộng tác viên thân thiết. Họ có thể giúp bạn rất nhiều mỗi khi có sự kiện cần nhiều nhân lực. Với phương pháp này, bạn còn tạo thêm công ăn việc làm cho nhiều bạn trẻ, nhất là các bạn sinh viên. Bên cạnh đó, bạn cũng tiết kiệm thêm một phần kinh phí đáng kể cho sự kiện của mình.
6. Tạo quan hệ với các nhà tài trợ
Một phương án cho các sự kiện mà ban tổ chức không có nhiều ngân sách đó là tìm kiếm đơn vị tài trợ. Bạn có thể giúp họ quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình, còn họ sẽ tài trợ đồ ăn, nước uống, kinh phí cho sự kiện của bạn chẳng hạn. Với phương án này, bạn sẽ không còn lo lắng về một số khoản phải chi mà vấn đảm bảo được chất lượng event tổ chức.
7. Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Nếu phải tự mình làm một việc mà mình không giỏi, chi bằng trả tiền để người có chuyên môn làm hộ mình. Nếu bạn đang ở trong trường hợp phải tìm kiếm đối tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giữa thị trường nhan nhản các đơn vị không chuyên thì có thể cân nhắc đến Hoàng Trần - thương hiệu đã được khẳng định qua bề dày kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho các nhãn hàng lớn của Unilever như AXE, DOVE, CLEAR, OMO…..các triển lãm ngành du lịch ITE hàng năm, Vietnam EXPO, triển lãm MTA, triển lãm xe hơi, Vietbuild…. Các sự kiện quốc tế của Bộ Ngoại Giao, Đại hội Đoàn TNCS HCM và các sự kiện lớn nhỏ khác. Và gần đây nhất là sự kiện Thương mại điện tử lớn nhất Việt Nam VOBF 2019.
Là đơn vị cung cấp thiết bị: cho thuê thiết bị sự kiện, cho thuê màn hình cảm ứng, cho thuê tivi LCD full HD, lắp ráp cài đặt âm thanh ánh sáng, cho thuê Ipad và máy chiếu giá rẻ ... những năm qua công ty Hoàng Trần luôn cố gắng phát huy thế mạnh bản thân, đồng thời đúc rút kinh nghiệm từ nhiều sự kiện, case study đã từng tổ chức.
- Hoàng Trần có đội ngũ tư vấn viên giàu kinh nghiệm, tận tình và chu đáo
- Hệ thống âm thanh ánh sáng cho thuê chất lượng, hiệu quả
- Đội ngũ nhân viên lắp ráp chuyên nghiệp, nhanh chóng, lịch sự
- Đội ngũ kỹ thuật viên tay nghề cao, nhiệt tình, năng động, sáng tạo
- Giá cả cho thuê cạnh tranh nhất trên thị trường hiện nay
Quý khách hàng có nhu cầu thuê thiết bị sự kiện, tivi LCD full HD, màn hình quảng cáo cảm ứng, Ipad hay máy chiếu giá rẻ… vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:
- Email : hoangtran@hoangtran.vn
- Di động : 0932 083 238 - 0932 085 238
- Di động : 0932 083 238 - 0932 085 238
- Fanpage : https://www.facebook.com/thuemanhinhcamung