Có thể nói, tổ chức khai trương là bước khởi đầu trong mọi hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải làm? Đây là cơ hội cũng là dịp để quảng bá tới khách hàng mục tiêu và đối tác về các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đang cung cấp.

Do đó, vấn đề tổ chức lễ khai trương như thế nào là hiệu quả và thành công luôn là vấn đề được tất cả các doanh nghiệp quan tâm. Cho nên, nếu không có kinh nghiệm tổ chức khai trương thì doanh nghiệp sẽ khó có thể tiến hành suôn sẻ. Hiểu được vấn đề này, Hai Từ Giờ xin phép chia sẻ một số kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương được đút kết trong quá trình cung cấp dịch vụ tại công ty. Với mục đích giúp doanh nghiệp hạn chế được rủi ro trong quá trình tổ chức.

1. Kinh nghiệm tổ chức khai trương doanh nghiệp hiệu quả

Để quá trình tổ chức được diễn ra suôn sẻ và thành công, bạn cần nắm vững một số kinh nghiệm cơ bản dưới đây! Để quá trình tổ chức lễ khai trương được diễn ra thành công tốt đẹp nhé!

Việc lựa chọn cho mình một đơn vị và người quản lí chuyên tổ chức hoạt động tổ chức sự kiện chiếm 70 -80% thành công của chiến dịch. Vì họ sẽ có nhiều kinh nghiệm trong việc xây dựng và giải quyết kịp thời nếu có những phát sinh hay rủi ro không đáng có.

Xây dựng một kế hoạch chu đáo là bước quan trọng không thể bỏ qua để buổi lễ được thành công. Kế hoạch này thường được người phụ trách hoạch đơn vị cung cấp dịch vụ đề xuất và đóng góp ý kiến. Mọi người có thể cùng nhau bàn bạc từ ý tưởng, chủ đề, thời gian, địa điểm, tiết mục,… để có một bản kế hoạch hoàn hảo nhất.

c. Tiến hành theo dõi, đánh giá và xử lý kịp thời quá trình thực hiện 

Sau khi bản kế hoạch được xây dựng hoàn thành, bước tiếp theo là bạn cần theo dõi và đánh giá từng bước thực hiện. Từ quá trình chuẩn bị, đến khâu tổ chức và quá trình diễn ra sự kiện khai trương. Cần chuẩn bị đầy đủ các vấn đề về âm thanh, ánh sáng, phụ kiện trang trí, lễ tân,… Đồng thời, trong quá trình tổ chức cũng cần theo dõi sát để có thể khắc phục rủi ro ngay lập tức.

d. Có sự phân công nhân sự rõ ràng và cụ thể 

Yếu tố con người là yếu tố quan trọng quyết định đến chiến dịch có thanh công hay không. Do đó, một trong những kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương thành công là bạn phải có một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và được phân công rõ ràng. Tuy nhiên, đội ngũ này cũng cần thể hiện sự đoàn kết và tinh thần trách nhiệm cao. Đây là bí quyết quan trọng mang đến thành công cho buổi lễ khai trương.

Một số hình thứuc tổ chức sự kiện được sử dụng phổ biến hiện nay: http://haitugio.com.vn/services/to-chuc-su-kien/

2. Quy trình tổ chức lễ khai trương

Một buổi lễ khai trương thành công cần tuân thủ các bước thực hiện dưới đây: 

Để lên kế hoạch và triển khai nội dung hoạt động phù hợp, trước tiên bạn cần ắnm rõ được các vấn đề như: mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự,... Giúp bạn xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình.

b. Phân tích & tư vấn sự kiện 

Triển khai kế hoạch thông qua các bước: triển khai chủ đề, ý tưởng cho buổi lễ khai trương. chi phối toàn bộ sự kiện.

c. Báo giá dịch vụ 

Một buổi lễ tổ chức khai trương được đánh giá là thành công hay không cũng dựa và chi phí và lợi ích thu về sau khi thực hiện chiến dịch. Tùy thuộc vào mức độ và quy mô sự kiện mà giá thành có thể cao hoặc thấp. Do đó, bạn cần cân nhắc và đánh giá tình hình của doanh nghiệp để chọn loại dịch vụ có mức phí phù hợp. 

d.  Ký hợp đồng

Để tối ưu hiệu quả và tinh thần trách nhiệm giữa hai bên với mục đích cuối cùng là hiệu quả. Thì việc ký kết hợp đồng, thống nhất về các hạng mục của sự kiện giúp bạn đánh giá được hiệu quả hoạt động sau khi kết thúc sự kiện. 

e. Các bước chuẩn bị cho lễ khai trương

-   Lên danh sách số lượng khách hàng mời

-   Khảo sát địa điểm

-   Thiết kế và in vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế thư mới, banner, bannerol, backdrop sân khấu…

-   Viết kịch bản cho buổi lễ

-   In ấn và phát hành thư mời

-   Tiến hành xin giấy phép treo banner quảng cáo ở Sở văn hóa và du lịch

f.  Tiến hành tổ chức lễ khai trương

+ Thi công dàn dựng trang trí: bên trong và bên ngoài khu vực tổ chức lễ, khu vực tiệc, …

+  Nội dung lễ khai trương: tiếp tân, văn nghệ, tuyên bố lý do, giới thiệu, …

g.  Kết thúc buổi lễ khai trương

Thu dọn, đánh giá và kết thúc buổi lễ. 

Nếu bạn đang tìm cho mình một đơn vị tổ chức khai trương chuyên nghiệp. Hãy liên hệ ngay cho Hai Tư Giờ, chắc chắn bạn sẽ có một buổi tổ chức lễ khánh thành long trọng, thành công và ấn tượng nhất cho những người tham dự. Chúng tôi cam kết mang đến cho quý khách những dịch vụ tốt nhất với giá thành hợp lý nhất trên thị trường.

Các bước tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp: