Quy trình tính lương là hoạt động không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Nó giúp công tác tính và thanh toán lương trong doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn và người lao động được đảm bảo quyền lợi hợp pháp hơn. Vậy quy trình chấm công tính lương là gì? Làm sao để  xây dựng quy trình chấm công tính lương hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để được giải đáp.

I. Quy trình chấm công tính lương là gì?

Trong hệ thống quản trị nhân sự doanh nghiệp, quy trình chấm công tính lương là nghiệp vụ kế toán vô cùng quan trọng, là yếu tố thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên và giữ chân nhân tài. Thông thường, quy trình chấm công tính lương thường gồm các bước sau:

• Bộ phận nhân sự sau khi tiếp nhận thông tin nhân viên từ quá trình tuyển dụng sẽ bắt đầu theo dõi thời gian đi làm của nhân viên cũng như các hoạt động nghỉ ốm, không lương, đi muộn/về sớm;

• Sau đó tổng hợp thành bảng tổng công cuối tháng, tiến hành tính lương;

• In hoặc gửi email đến nhân viên kiểm tra, điều chỉnh;

• Tiến hành thanh toán lương.

Quy trình chấm công tính lương là gì?

II. Cách chấm công thông minh nhất

Hiện nay, có rất nhiều hình thức chấm công giúp người quản lý nhân sự có thể nắm bắt được tình hình làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, các hình thức thủ công vẫn có thể xảy ra sai sót, thậm chí là gian lận trong quá trình chấm công.

Chính vì thế, các giải pháp chấm công hiện đại, đặc biệt là chấm công bằng camera ai thông minh ngày càng được các doanh nghiệp tin dùng, với những tính năng ưu việt:

• Tiết kiệm thời gian: Camera chấm công bằng khuôn mặt giúp giảm đến 90% thời gian. Việc chấm công chỉ mất 1 - 2 giây và có thể chấm công một lúc cho nhiều người.

• Chấm công tự động: Nhân viên sẽ không còn phải lo lắng về tình trạng quên chấm công nữa. Khi đến nơi làm việc, camera sẽ tự động nhận diện và xác định thời gian check in – check out của nhân viên.

• Đảm bảo sự chính xác, minh bạch: Nhân viên khi đi qua thiết bị camera AI sẽ được nhận diện và ghi nhận thời gian ra vào, sau đó thông tin được gửi về thiết bị điện thoại. Từ đó, nhân viên có thể xem trên app chấm công ở điện thoại để biết được mình đã chấm công hay chưa và thời gian chấm công là lúc nào. Điều này sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch cho tất cả mọi người.

• Nâng cao tính bảo mật: Camera chấm công còn có chức năng nhận diện người lạ và gửi thông tin cảnh báo về cho người quản lý ngay lập tức. Do đó, vấn đề an ninh sẽ được đảm bảo an toàn, tránh những trường hợp không mong muốn xảy ra.

III. Quy trình chấm công tính lương hiệu quả

Dưới đây là các bước thực hiện quy trình chấm công tính lương đúng nhất:

1. Cập nhật các mức lương, chế độ cho từng nhân viên

Các mức lương thưởng và chế độ cho từng nhân viên đã được thông báo cho người lao động từ ngày đầu làm việc tại công ty. Tuy nhiên, nếu trong tháng có thay đổi về mức lương thưởng, bảo hiểm hoặc các khoản thu nhập khác so với trước đó thì bộ phận nhân sự có trách nghiệp thay thế số liệu, cập nhật vào trong bảng lương.

2. Xác định mức lương thực tế

Quy trình chấm công tính lương sẽ dựa vào các thông tin như lương cơ bản, lương tăng ca, lương các ngày chủ nhật, lễ tết mà nhân sự tính ra mức lương thực tế cho nhân viên.

3. Xác định thưởng năng suất

Tùy vào mỗi doanh nghiệp sẽ có cơ cấu tính chỉ tiêu đánh giá năng lực và mức thưởng cho nhân viên khác nhau. Các bộ phận phòng ban có trách nhiệm tổng hợp thông tin và gửi bảng chỉ tiêu đánh giá về cho phòng nhân sự. Nhân sự tổng kết, tính lương và trình trưởng phòng xem xét.

4. Xác định các khoản giảm trừ trong quy trình chấm công tính lương

Các khoản trừ bao gồm các khoản đóng bảo hiểm, công đoàn hoặc các khoản tiền ứng, bồi thường thiệt hại hoặc các khoản tiền trách nhiệm hoặc chức vụ,...

5. In và kiểm tra bảng lương

Nhân viên tính lương sẽ in bảng lương và kiểm tra bảng lương dựa theo: loại công tăng giảm theo số ngày làm việc trong tháng, mức thu nhập trung bình trong từng bộ phận,…

Sau khi tiến hành kiểm tra, nhân viên tính lương chuyển bảng lương cho Trưởng phòng nhân sự xem xét và ký xác nhận. Trường phòng nhân sự chịu trách nhiệm trình bảng lương cho Giám Đốc xem xét và phê duyệt.

6. In phiếu lương và thanh toán lương

Sau khi ban lãnh đạo duyệt bảng lương, bộ phận nhân sự tiền lương tiến hành in phiếu lương và gửi bảng lương tổng hợp cho phòng kế toán để tiến hành thanh toán lương cho nhân viên. Phòng kế toán cuối cùng sẽ chịu trách nhiệm làm thủ tục và gửi tiền lương vào ngân hàng theo quy định.

Để giảm thiểu gánh nặng cho bộ phận nhân sự, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chấm công tính lương hiện đại. Với sự trợ giúp của phần mềm, mọi quy trình chấm công hay tính lương đều được tự động hóa.