Trong mọi công việc, cố gắng thực hiện một mình sẽ hiếm khi dẫn đến thành công, đó là lý do tại sao việc quản lý đội nhóm hiệu quả lại rất quan trọng. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu làm việc nhóm là gì và những mẹo để quản lý nhóm hiệu quả.

I. Làm việc nhóm là gì?

Làm việc nhóm là một nhóm người cùng chung sức làm việc, họ có cùng mục tiêu, có sự tương tác qua lại thường xuyên, cũng như phân công công việc, nhiệm vụ rõ ràng để đạt được mục tiêu chung đã đề ra. Trong nhóm làm việc cần có các quy tắc ràng buộc cụ thể, có thể có hoặc không người quản lý nhóm, nhưng nhìn chung để có thể làm việc nhóm cần có những quy định ngầm để quản lý, chi phối và ràng buộc lẫn nhau.

Làm việc nhóm là gì?

Nhóm làm việc của bạn có thể bao gồm nhiều người với chuyên môn khác nhau (cross functional) nhưng mấu chốt của làm việc nhóm chính là có sự tương tác, và phân chia công việc rõ ràng. 

Xem thêm: cross functional là gì?

II. Cách quản lý đội nhóm hiệu quả

Một người quản lý giỏi là một phần quan trọng trong thành công của một nhóm. Họ thường xuyên giữ cho nhóm có động lực, đi đúng hướng, được thông báo về các cột mốc và mục tiêu của công ty, đồng thời đảm bảo mọi người đều hài lòng và đóng góp cho lợi nhuận của công ty. Dưới đây là một số mẹo về cách lãnh đạo nhóm của một nhà quản lý hiệu quả:

1. Đưa ra một tầm nhìn rõ ràng

Các nhà quản lý thường có thể theo dõi từ các mục tiêu ban đầu của họ bằng các công việc hàng ngày và giải quyết các vấn đề, dù lớn hay nhỏ. Đặt ra một tầm nhìn rõ ràng làm nổi bật các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho các dự án, nhóm và toàn bộ tổ chức được cho là cách tốt nhất để các nhà quản lý và nhân viên luôn tập trung.

2. Giao tiếp trực tiếp và minh bạch

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả đảm bảo sự rõ ràng trong toàn nhóm về nhiệm vụ, thời hạn và mục tiêu. Tính minh bạch này cho phép một nhóm tập trung vào năng suất và sự cộng tác của họ.

Mặt khác, giao tiếp kỹ thuật số kém làm giảm tinh thần và năng suất của nhân viên. Điều này tác động tiêu cực đến sự hài lòng của khách hàng và điểm mấu chốt.

Giao tiếp trực tiếp và minh bạch

3. Khuyến khích cộng tác nhóm

Cộng tác hiệu quả là yếu tố quan trọng để các nhóm hoàn thành công việc cùng nhau, đúng thời gian và không có mâu thuẫn. Bạn cần phải xác định rõ vai trò cũng như trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm. Đây là vấn đề cốt yếu ảnh hưởng đến sự thành bại của một tập thể trong công việc. Biết rõ nhiệm vụ, quyền hành và thời gian của mình sẽ giúp mọi người trong nhóm dễ làm việc với nhau hơn. Khuyến khích tinh thần cộng tác nhóm bằng cách phân chia công việc rõ ràng cụ thể sẽ giúp mỗi thành viên dễ dàng nhận ra trách nhiệm của mình, thậm chí họ còn có thể phát huy được những kỹ năng vốn có vào công việc.

4. Giao nhiệm vụ một cách hợp lý

Người quản lý nhóm phải giao nhiệm vụ cho nhân viên dựa trên kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực. Họ phải cân nhắc để mọi thành viên trong nhóm có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng thời hạn. Và quan trọng, mọi thành viên trong nhóm nên có một khối lượng công việc hợp lý.

Nhưng ngay cả những nhà quản lý giỏi cũng có thể gặp khó khăn với việc giao nhiệm vụ cho các thành viên. Trên thực tế, 21% nhân viên cảm thấy quá tải với khối lượng công việc của họ. Phân chia công việc không đúng cách sẽ gây ra tình trạng áp lực và kiệt sức của nhân viên.

Vì vậy, bạn nên tìm đến các công cụ hỗ trợ công nghệ cao sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, đồng thời đem lại hiệu quả cao trong công việc. Bạn có thể áp dụng giải pháp quản lý nhân sự vào việc quản lý đội nhóm của mình. 

Xem thêm: quản lý nhân sự là gì?

Giao nhiệm vụ một cách hợp lý

5. Đưa ra các buổi họp đóng góp ý kiến mang tính xây dựng

Các phản hồi từ quản lý cung cấp thông tin về những khía cạnh cần cải tiến, những điểm mạnh cần phát huy của các thành viên trong nhóm. Bên cạnh đó, nhân viên cũng mong muốn có những buổi góp ý để cải thiện công việc hơn.

Các nhà quản lý hiệu quả phải dành thời gian cho các cuộc họp về việc đưa ra và nhận phản hồi của nhân viên. Nhiều nghiên cứu cho thấy rằng nhân viên muốn có phản hồi thường xuyên hơn là các buổi đánh giá theo quý, theo năm.

Khi nhân viên cung cấp phản hồi, hãy lắng nghe những gì họ đang nói và nếu có thể, hãy hành động theo điều đó. Những thay đổi tích cực từ các buổi họp này có thể giúp nhân viên, người quản lý và nhóm hoạt động tốt hơn và củng cố lòng tin của mọi thành viên.