Hiện nay, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ chấm công trong quản lý nhân sự không còn là giải pháp xa lạ đối với các doanh nghiệp. Với các chức năng tiện ích, các công cụ ấy giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý. Trong đó, phải kể đến đó là chấm công bằng excel và phần mềm chấm công miễn phí bằng excel. Đây là công cụ miễn phí mà bất cứ doanh nghiệp vừa và nhỏ nào cũng nên sử dụng trong việc quản lý nhân viên. 

1. Tại sao doanh nghiệp lớn vẫn sử dụng excel để chấm công, tính lương?

Trên thực tế khi Ad đi làm, từ công ty nhỏ (<10 người) tới những tập đoàn (quy mô tới 2.000 người) thì excel vẫn là một công cụ chính trong việc tính lương. Bởi lẽ: 

– Excel rất linh hoạt

– Bạn có thể thêm bớt bao nhiêu chỉ tiêu theo dõi, tính lương tùy theo yêu cầu của công ty, cũng như mong muốn của các sếp.

– Chi phí rất rẻ. Nếu công ty có những bạn có khả năng sử dụng excel thì chẳng phải tốn đồng nào.

Do đó, nếu ai đó muốn làm kế toán lương => Nếu có khả năng sử dụng excel tốt sẽ là một lợi thế lớn của bạn.

2. File chấm công miễn phí bằng excel

Chấm công chính là hình thức ghi nhận thành quả lao động của nhân viên trong một khoảng thời gian làm việc cụ thể. Và thành quả lao động ở mỗi mô hình kinh doanh sẽ khác nhau tùy thuộc vào vị trí làm việc, sản phẩm hay lĩnh vực của công ty.

Trong phần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các loại bảng chấm công nhân viên theo từng loại kết quả lao động.

2.1 Bảng chấm công nhân viên hành chính

Đối với mô hình chấm công hình chính, thời gian làm việc của doanh nghiệp thường rất cụ thể và ít có sự thay đổi. Cụ thể:

• Thông thường 8h – 17h30, nghỉ trưa 12h- 13h30.

• Làm việc từ thứ 2 đến thứ 6, từ thứ 2 đến sáng thứ 7 hoặc thứ 7 làm cách tuần.

• Có thể có làm thêm giờ (tùy bộ phận). Doanh nghiệp nên kết hợp sử dụng mẫu bảng chấm công tăng ca excel để quản lý.

Với mô hình chấm công này, nhân viên ít có sự thay đổi trong giờ làm và luân chuyển ca làm việc như mô hình chấm công theo ca. Tuy nhiên, do tính chất công việc văn phòng nên có thể xuất hiện các yêu cầu về đi công tác hoặc các phụ cấp đi lại khác. 

Nhìn chung, bảng chấm công nhân viên hành chính sẽ đơn giản hơn và có tính ổn định cao. Tuy nhiên, vẫn cần đáp ứng một số thông tin cơ bản như:

• Thể hiện thời gian ca làm việc.

• Thể hiện số giờ làm thêm, làm tăng ca hoặc thể hiện hệ số tính công theo quy định của công ty.

• Thể hiện thông tin nghỉ phép, không phép, nghỉ lễ, đi công tác theo chế độ để hỗ trợ việc tổng hợp công và tính lương dễ dàng hơn.

• Thể hiện chính xác số giờ người lao động thực hiện nếu về sớm.

HR và cán bộ C&B cần thống nhất kí tự viết tắt và sử dụng chúng xuyên suốt quá trình làm việc của mình.

2.2. Bảng chấm công nhân viên theo ca

Đối với mô hình chấm công theo ca, thời gian làm việc của doanh nghiệp thường được chia thành hai hoặc ba ca làm việc. Cụ thể:

• 2 ca làm việc: 9h – 15h, 15h -21h (đối với bộ phận dịch vụ, bán hàng). 

• 3 ca làm việc: 6h-14h, 14h-22h, 22h-6h hôm sau (đối với bộ phận sản xuất).

Đối với nhân viên, việc chấm công theo ca sẽ linh hoạt và chủ động hơn, đặc biệt với công nhân ở các nhà máy sản xuất. Thời gian làm theo ca có thể được luân chuyển để đảm bảo cân đối giữa cuộc sống và công việc của mỗi cá nhân. 

Trường hợp làm giờ làm của ca, tùy vào mỗi doanh nghiệp mà người lao động sẽ được tính là làm thêm giờ. Khi đó, hệ số lương hoặc hệ số chấm công của việc làm thêm giờ sẽ tăng lên so với ca chính thức của doanh nghiệp.

Bởi tính chất phức tạp của việc phân ca, luân chuyển ca, hệ số tính công và những yêu cầu phát sinh của người lao động, HR gặp rất nhiều khó khăn trong việc chấm công theo ca. 

Điều này cũng có nghĩa, bảng chấm công nhân viên theo ca cần đáp ứng một số yêu cầu như:

• Thể hiện thời gian ca làm việc theo ngày, tháng, năm,…

• Thể hiện thời gian chi tiết trong từng ca làm việc.

• Thông tin về tổng số giờ làm việc chính thức của nhân viên từng ngày, tháng, năm,…

• Thể hiện số giờ làm thêm, làm tăng ca hoặc thể hiện hệ số tính công theo quy định của công ty.

• Thể hiện thông tin nghỉ phép, không phép hay nghỉ lễ theo chế độ để hỗ trợ việc tổng hợp công và tính lương dễ dàng hơn.

Có thể thấy, dù bạn sử dụng phương pháp chấm công nào đi chăng nữa thì công cụ chấm công bằng excel luôn có thể kết hợp sử dụng nhằm tăng hiệu quả và hiệu suất công việc.