Quản lý nhân sự là công việc không mang lại cho doanh nghiệp giá trị lợi nhuận về kinh tế nhưng nó lại đóng vai trò quan trọng hàng đầu quyết định sự thành bại của các chiến lược khác trong doanh nghiệp.

Công tác quản lý nhân sự dù tồn tại dưới hình thức nào và ở bất cứ lĩnh vực, ngành nghề nào cũng thì cũng cần có bộ phận quản lý nhân sự này. Khi quản lý nhân sự thực hiện hiệu quả sẽ cho người lao động niềm tin vào tổ chức, động lực lao động và cống hiến, từ đó hình thành nguồn nhân lực mạnh toàn diện và nâng cao năng suất lao động.

Vậy Quản lý nhân sự là gì? Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả như thế nào? Cùng tìm hiểu về bài viết dưới đây

I. Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự là việc khai thác, sử dụng và quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp một cách hợp lý và hiệu quả nhất. Vì nhân viên là tài sản quý giá của doanh nghiệp, do đó quản lý nhân sự là hoạt động cần thiết với mọi doanh nghiệp thuộc bất kỳ lĩnh vực nào không chỉ riêng lĩnh vực kinh doanh.

Để quản lý nhân sự hiệu quả, hoạt động không thể thiếu của nhà quản lý chính là xây dựng quy trình quản lý nhân sự hợp lý, bao gồm hoạt động tuyển dụng thông minh, đào tạo, phát triển, hoạch định nguồn nhân lực một cách đúng đắn và những quy định, hoạt động giúp gắn kết nhân viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp. 

Quản lý nhân sự là gì?

II. Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả

Quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp là một cách tiếp cận chiến lược giúp doanh nghiệp hoặc tổ chức đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách tối đa hóa hiệu suất của nhân viên. Nó gián tiếp góp phần đạt được các mục tiêu của tổ chức. Quy trình này bao gồm các bước như sau:

1. Hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực là hoạt động xác định và quản lý nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm việc tính toán nguồn cung nhân sự của doanh nghiệp, dự báo nhu cầu nhân sự và xu hướng trong tương lai, từ đó xây dựng và thực hiện chiến lược phù hợp.

Một quy trình hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả yêu cầu bộ phận Nhân sự phải cân bằng

nhu cầu nhân sự dài – ngắn hạn với các mục tiêu kinh doanh và tình hình thực tiễn. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang ứng dụng các phần mềm phân tích, quản lý nhân sự và dự báo SWOT – nhằm đánh giá chính xác hơn nhu cầu về nguồn nhân lực.

2. Tuyển dụng nhân sự

Đây là hoạt động đầu tiên đóng vai trò quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Tùy vào vị trí tuyển dụng, yêu cầu nghiệp vụ, cơ cấu và quy định của công ty mà quy trình này được áp dụng linh hoạt, có thể khác nhau giữa các công ty và không theo một khuôn khổ chung.

Nhà quản lý cần xây dựng quy trình tuyển dụng một cách chặt chẽ, thống nhất để mang lại hiệu quả tuyển dụng cao với những bước phổ biến sau:

• Lập kế hoạch tuyển dụng

• Thông báo tuyển dụng

• Thu nhận và chọn lọc hồ sơ

• Phỏng vấn sơ bộ

• Kiểm tra trình độ chuyên môn của nhân viên

• Phỏng vấn tuyển chọn khai thác thêm thông tin về nhân viên và thương lượng vấn đề lương thưởng, chế độ của công ty.

• Tập sự, thử việc

• Quyết định tuyển dụng

Tuyển dụng nhân sự

3. Giới thiệu nhân viên mới

Sau khi phỏng vấn tuyển dụng, bước tiếp theo trong quy trình quản lý nhân sự là giới thiệu

nhân viên mới, giúp họ hòa nhập với môi trường và công việc. Trong quá trình này, nhân viên mới sẽ được đào tạo về vai trò, kỳ vọng hiệu suất và cung cấp các nguồn lực cần thiết để thành công tại vị trí này.

Một nghiên cứu cho thấy quy trình onboarding chuẩn hóa sẽ góp phần cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên mới trong 3 năm lên tới 69%. Để đảm bảo hiệu quả của quá trình này, doanh nghiệp sẽ cần đầu tư xây dựng các lớp đào tạo nội bộ nhằm nâng cao tay nghề và kỹ năng chuyên môn cho người lao động.

4. Đào tạo và phát triển nguồn nhân sự

Đào tạo sau khi tuyển chọn để nâng cao kiến thức và cập nhật kỹ năng của các ứng viên được lựa chọn cho yêu cầu của vai trò công việc cụ thể, từ đó, đưa ra cách xếp ca làm việc cho nhân viên một cách hợp lý.

Tối ưu hóa chi phí và giúp tối đa hóa hiệu quả của các ứng viên được lựa chọn là một trong những vai trò quan trọng của nguồn nhân lực. Quá trình quản lý nhân sự giúp xác định nhu cầu đào tạo, chuẩn bị và thực hiện chương trình đào tạo cũng như chuẩn bị cho người học

Đào tạo công việc có 2 loại, bao gồm đào tạo trong công việc và đào tạo ngoài công việc.

• Đào tạo về công việc là đào tạo được cung cấp tại nơi làm việc với các thiết bị có tại chính văn phòng. Nó bao gồm luân chuyển công việc, huấn luyện, hướng dẫn công việc từng bước hoặc bằng cách phân công công việc cụ thể

• Đào tạo ngoài công việc có nghĩa là các ứng viên được chọn được đào tạo ngoài sản làm việc thực tế với các thiết bị được cung cấp chỉ dành cho mục đích đào tạo. Ứng viên được yêu cầu học các kỹ thuật và kỹ năng trong giai đoạn này để làm việc hiệu quả trên sàn làm việc thực tế.

Đào tạo và phát triển nguồn nhân sự

Để thực hiện tốt hoạt động này, doanh nghiệp cần phải có kế hoạch đào tạo cụ thể phù hợp với từng nhóm ứng viên:

• Xác định nhu cầu đào tạo: dựa trên cơ sở phân tích ở mức độ tổ chức, mức độ thực hiện và mức độ cá nhân.

• Xây dựng chương trình đào tạo

• Thực hiện việc đào tạo

• Đánh giá chương trình đào tạo

5. Quản lý nhân viên trong quá trình thử việc

Trong thời gian thử việc, người quản lý trực tiếp và nhân sự cần hợp tác tốt với nhau để tìm hiểu về tiềm năng, năng lực và kỹ năng của nhân viên có phù hợp với công việc đó hay không. Thông qua đó xây dựng được chế độ lương, thưởng xứng đáng với năng lực, thái độ của nhân viên.

6. Đánh giá định kỳ công việc

Đây là một bước cực kỳ quan trọng mà mỗi cá nhân, phòng ban và đặc biệt là bộ phận nhân sự không thể bỏ qua. Do đó mỗi bộ phận, phòng ban nên sử dụng mô hình đánh giá năng lực hỏi để đánh giá năng lực chính xác theo từng tiêu chí của từng bộ phận để nắm bắt được tình hình công việc của nhân viên dễ dàng.

Có thể thấy, quy trình quản lý nhân sự là một hoạt động nắm vai trò quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của công ty. Tuy nhiên việc quản lý nhân sự bằng giải pháp thủ công hiện nay không chính xác và hiệu quả khi đánh giá năng lực nhân sự. Do đó việc tìm đến một công cụ giúp số hóa quy trình, quản lý nhân sự là vô cùng cần thiết, ví dụ như phần mềm tính giờ làm việc, phần mềm chấm công tính lương,...