1. Những nội dung cần có trong bảng chấm công theo giờ
Hiện nay có rất nhiều bảng chấm công theo giờ trên thị trường nhưng để tìm ra được một chấm công vừa đơn giản mà lại vừa đáp ứng tối đa được nhu cầu quản lý nhân viên của doanh nghiệp thì không đơn giản chút nào. Dưới đây là một vài tiêu chí cụ thể giúp đáp ứng được các nhu cầu phía trên.
Các nội dung cần có trong một bảng chấm công theo giờ sẽ bao gồm những nội dung sau:
- Tên công ty
- Mã nhân viên
- Tên nhân viên
- Ngày chấm công
- Giờ ra
- Giờ vào
- Tổng giờ công
- Số giờ làm thêm
- Xác nhận của người lao động
- Ghi chú (nếu có)
Đó là những thông tin cơ bản mà bất cứ một bảng chấm công theo giờ nào cũng cần có. Tuy nhiên, bạn có thể thêm một số thông tin sau để làm bảng chấm công trở nên đầy đủ hơn.
- Ngày, tháng, năm sinh
- Địa chỉ liên hệ
- Bộ phận, phòng ban đang làm việc
Và ở cuối mỗi bảng chấm công sẽ cần có chữ ký xác nhận của 2 bên. Một bên sẽ là họ tên của người lao động và một bên sẽ là đại diện của doanh nghiệp hoặc bộ phận trả lương hoặc chấm công.
2. Hướng dẫn cách làm bảng chấm công theo giờ
Dưới đây là hướng dẫn cách lập bảng chấm công theo giờ chỉ với 3 bước đơn giản mà chúng tôi muốn giới thiệu cho bạn:
Bước 1: Tạo sheet danh sách cho nhân viên
Quá trình này yêu cầu hai cột chứa tên và mã của nhân viên. Khi nhập liệu cần kiểm tra chính xác để tránh trường hợp nhiều người trùng tên gây sai sót trong tính toán ngày công, tiền lương. Ngoài ra, nhiều công ty đã bổ sung chức danh công việc, phòng ban, quê quán, địa chỉ, thông tin liên hệ...
Nếu bạn đã quen thuộc với Excel và muốn sử dụng để tạo liên kết đến tệp, hãy để trống vài hàng trên cùng và để trống một cột ở bên trái để hiển thị thông tin bổ sung.
Ngoài ra, đừng quên đặt tên cho các thông tin chung như thời gian biểu cá nhân, phòng ban, ngày tháng và số nhân viên. Cuối cùng điền vào cột 4-5 để đếm số ngày làm việc trong tháng và ghi chú (nếu có).
Sau khi trình bày xong nội dung của bảng, nên điều chỉnh độ rộng của các cột một cách hợp lý để bảng điểm danh nổi bật và chuyên nghiệp hơn.
Bước 2: Đặt và thống nhất biểu tượng chấm công
Người lao động cần lựa chọn và thống nhất một số ký hiệu cho các loại ngày làm việc. Ví dụ: ngày làm việc thực tế được đánh dấu bằng "X", ngày nghỉ được đánh dấu bằng "NL" và ngày nghỉ phép được đánh dấu bằng "P".
Cột thuộc tính được đối chiếu mỗi khi có biểu tượng. Lúc này, bạn đã có thông tin cần thiết cho bảng chấm công của từng nhân viên. Tuy nhiên, để đơn giản hóa quá trình tính công, bạn có thể thêm một số công thức tính toán cột dựa trên các hàm Excel.
Bước 3: Kiểm tra lại
Sau khi hoàn tất quá trình tạo
bảng chấm công cá nhân trong file Excel, bạn cần xem lại và xác nhận lại thông tin.
Dù bạn có cẩn thận đến đâu mà nhập lượng dữ liệu lớn cũng dễ mắc phải những sai sót không đáng có và cần phải xác nhận lại. Nghiêm trọng hơn, toàn bộ hệ thống thời gian có thể bị sai.
Trên đây là những hướng dẫn về cách làm bảng chấm công theo giờ. Hy vọng bạn có thể áp dụng để làm bảng chấm công cho nhân viên của mình.
