Khi thuê phòng tổ chức sự kiện cần chú ý điều gì

  -  
Để buổi hội thảo diễn ra thành công tốt đep thì phòng tổ chức hội thảo cũng đóng một vị trí quan trọng. Bởi vì phòng phù hợp, đầy đủ thiết bị sẽ tạo không gian thoải mái, chuyên nghiệp cho sự kiện. Do đó, doanh nghiệp thường thuê dịch vụ tổ chức hội thảo chuẩn bị đầy đủ và chỉn chu.

Tuy nhiên, nếu bạn tự thuê phòng tổ chức hội thảo thì cần chú ý những vấn đề sau:

Hội thảo là gì?

Hội thảo là chương trình gặp mặt của một nhóm người có cùng một mối quan tâm chung tại một địa điểm và thời gian đã định trước để tranh luận về nội dung quan tâm. Các hội thảo phổ biến nhất dựa trên các ngành công nghiệp, nghề nghiệp, và người hâm mộ chung. Hội chợ thương mại thường tập trung vào một ngành công nghiệp hoặc ngành công nghiệp phân khúc đặc biệt, và có các diễn giả phát biểu quan trọng, trình bày các nhà cung cấp, các thông tin khác và các hoạt động quan tâm đến những người tổ chức sự kiện và tham dự. Hội thảo chuyên ngành tập trung vào các vấn đề liên quan đến chuyên ngành và các tiến bộ trong chuyên ngành đó. Các hội thảo như thế thường được các hiệp hội chuyên về quảng bá các chủ đề trên tổ chức. Hội thảo người hâm mộ thường có các màn hình, chương trình, và bán hàng dựa trên văn hóa âm nhạc và những người khách nổi tiếng tham gia. Hội thảo khoa học viễn tưởng có bản chất của cả hai hội thảo chuyên ngành và hội thảo người hâm mộ theo truyền thống, với sự cân bằng tùy theo từng trường hợp cụ thể, tổ chức hội thảo để thu hút người với nhiều sở thích khác nhau, chẳng hạn như hội thảo trò chơi hoặc hội thảo về các mô hình đường sắt.

Phòng hội thảo là gì?​

Phòng hội thảo hay phòng họp, phòng hội nghị, phòng hội đàm, phòng nghị sự là một phòng trong tòa nhà được thiết kế bố trí để làm nơi tổ chức các sự kiện, các nội dung liên quan đến các buổi hội thảo, cuộc họp, hội nghị, tọa đàm, các cuộc nghị sự, hội đàm hay tiếp xúc liên quan đến công việc, công tác, kinh doanh… Phòng hội thảo dùng để họp nội bộ, dùng để tiếp khách, dùng để hội thảo. Phòng hội thảo được bố trí trong các văn phòng, công sở, Khách sạn, các trung tâm hội nghị cùng nhiều cơ sở khác, bao gồm cả các bệnh viện, trường học. Đôi khi các phòng khác được sử dụng cho các hội nghị lớn như phòng tiếp khách, trường hoặc phòng hòa nhạc… Thông thường phòng hội thảo là không gian tương đối kín và chỉ những người có phận sự (theo phân công, theo thư mời hoặc có chức trách, hoặc các nhân viên phục vụ được phân công) mới có thể ra vào để bảo đảm việc bảo mật tương đối những nội dung của cuộc họp hay hội nghị (có tính chất nội bộ).

ta-hoithao02.jpg


Câu hỏi thường gặp: thuê phòng hội thảo ở đâu?​

Phòng hội thảo được trang bị đồ nội thất tiện nghi và thường đơn giản hơn so với các phòng có chức năng trang trí khác. Một yếu tố cơ bản không thể thiếu là các bàn ghế dành cho việc hội họp (gồm bàn hội nghị các loại), ngoài ra còn các nội thất khác như bản đồ, bảng, tủ tài liệu. Trong thời đại ngày nay, việc sử dụng máy chiếu, máy vi tính, dàn âm thanh, ánh sáng, micro được sử dụng thông dụng tại các phòng họp như là một công cụ hỗ trợ cho nội dung cuộc họp, cho các bài trình bày, báo cáo, diễn thuyết, tham luận… Trong văn phòng thì phòng họp đóng một vai trò quan trọng, là nơi đưa ra những ý tưởng, những định hướng cho công việc của mọi người, đây là nơi mọi người có thể đề xuất ý kiến của bản thân mình. Vì vậy, phòng họp thường được các công ty quan tâm, thiết kế văn phòng để có được một không gian làm việc hiệu quả.

Sự kiện là gì?

Sự kiện là sự việc xảy ra với một tầm quan trọng nào đó. Ví dụ: sự kiện ra mắt sách, sự kiện trao bằng tốt nghiệp, sự kiện công bố giải thưởng, sự kiện ra mắt sản phẩm,…

>> Tìm hiểu thêm thông tin cty tổ chức sự kiện tphcm tại đây!!

Tổ chức sự kiện là gì?​

Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.

Những Lưu Ý Khi Thuê Phòng Họp

Một buổi họp tổng kết công tác, hay một buổi họp mặt khách hàng, một cuộc họp cấp cao với các nhà đầu tư, đối tác của công ty, … bên cạnh việc thiết kế và chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung cuộc họp, cần phải lựa chọn được địa điểm tổ chức phù hợp. Không gian phòng họp là nhân tố quyết định trực tiếp đến sự thành công của buổi họp. Hiện nay, với vô số những địa điểm khác nhau, các công ty không biết nên lựa chọn địa điểm nào vừa phù hợp vừa, vừa chuyên nghiệp. Vì vậy các công ty cần nắm vững những lưu ý cần thiết khi thuê phòng họp:

1663121363923.png


Quy mô phòng họp

Quy mô phòng họp phụ thuộc vào số lượng người tham gia và tính chất của cuộc họp. Trước khi tiến hành thuê phòng, công ty cần lên danh sách số lượng người tham gia để lựa chọn được không gian phòng có quy mô và diện tích phù hợp. Nếu quy mô phòng họp quá nhỏ sẽ tạo cảm giác không thoải mái, người tham gia cuộc họp sẽ khó có thể kiên nhẫn tiếp tục tham gia đến cuối buổi họp. Quy mô phòng quá rộng so với số lượng người tham gia sẽ dẫn đến tốn kém chi phí.

Trang thiết bị phòng họp

Phòng họp đạt tiêu chuẩn là phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu về cơ sở vật chất phục vụ cho cuộc họp. Các trang thiết bị phục vụ phòng họp như hệ thống đèn chiếu sáng phải đảm bảo, có màn hình chiếu lớn hoặc màn hình LED. Phòng phải được trang bị hệ thống điều hòa hai chiều.

Không gian và màu sắc

Có thể nói đây là yếu tố quyết định nhất đến chất lượng của phòng họp. Phòng họp phải có không gian yên tĩnh, thoáng mát, mang lại cảm giác thoải mái, ấm cúng và thân thiện nhất, góp phần làm giảm sự căng thẳng của bất cứ cuộc họp nào. Màu sắc trang trí phòng phải hài hòa, nhã nhặn không quá sặc sỡ cũng không quá mờ nhạt, màu sắc phòng họp sẽ giúp cho thành phần tham gia tập trung cao độ vào cuộc họp, mang lại hiệu quả cao

Kết cấu phòng họp

Tùy thuộc vào mục đích của cuộc họp để công ty có thể lựa chọn cho mình phòng họp có kết cấu phù hợp, linh động.

Với những cuộc họp có tính chất quan trọng như ký kết hợp đồng, họp bàn với đối tác hoặc nhà đầu tư, hay hội nghị cổ đông, … công ty nên chọn những phòng họp có quy mô vừa, không gian sang trọng, lịch sự, yên tĩnh và chuyên nghiệp. Bàn họp nên được sắp xếp theo kiểu chữ U, sẽ tạo không gian làm việc hiệu quả, việc tương tác giữa các thành viên sẽ thuận tiện và hiệu quả hơn. Như vậy sẽ góp phần tạo dựng hình ảnh công ty trong mắt các thành viên tham gia cuộc họp.

Với những cuộc họp mang tính ít trang trọng hơn như những buổi gặp gỡ nhỏ, những buổi họp training, số lượng người tham gian hạn chế. Công ty nên chọn những phòng họp có quy mô nhỏ, có thể lựa chọn những phòng theo mô hình lớp học, tạo cảm giác vừa thoải mái vừa thân thiện, đối tượng tham gia dễ dàng tương tác với nhau.

seokenken · 09:20 ngày 14/9/2022

" style="box-sizing: border-box; display: inline-block; max-width: 100%; color: rgb(20, 20, 20); font-family: "Segoe UI", "Helvetica Neue", Helvetica, Roboto, Oxygen, Ubuntu, Cantarell, "Fira Sans", "Droid Sans", sans-serif; font-size: 15px; background-color: rgb(254, 254, 254); cursor: pointer;">1663121381370.png


Vị trí phòng họp.

Khi lựa chọn địa điểm phòng họp, nên lựa chọn những nơi thuận tiện cho quá trình di chuyển của các bên tham gia. Để thuận tiện nhất, công ty nên chọn những địa điểm có vị trí trung tâm.

Với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ hy vọng bạn có thể note lại cho mình những lưu ý khi thuê phòng hội nghị. Nếu các bạn cần thêm thông tin về thuê thiết bị sự kiện giá rẻ thì có thể liên hệ với chúng tôi COI event, hotline 0938.262.812 - 0907.705.612