Các giai đoạn để tổ chức hội nghị thành công

  -  
Ngày nay, khi cần tổ chức hội nghị, hội thảo bạn không cần phải đau đầu lên kế hoạch chuẩn bị từng thứ mà có thể nhờ đến những công ty sự kiện giúp bạn chuẩn bị tất cả thật chỉn chu. Điều bạn cần làm là chuẩn bị ý tưởng theo mong muốn của mình. 
Nhưng về cơ bản, một hội nghị thành công cần trải qua 3 giai đoạn: xác định rõ mục tiêu và đối tượng; lập một kế hoạch tổ chức chi tiết; tìm thuê được một địa điểm phù hợp, chuẩn bị và dự phòng những phát sinh trong quá trình tổ chức; kế hoạch khi kết thúc chương trình.

Hãy cùng tìm hiểu chúng qua bài viết này nhé!


3 Giai đoạn triển khai trong cách tổ chức hội thảo hội nghị

Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người để tranh luận về những nội dung, chủ đề mà họ có chung sự quan tâm tại một địa điểm và thời gian đã định trước.

Ba giai đoạn tổ chức hội nghị thành công


Chính vì vậy trước khi tổ chức hội thảo – hội nghị bạn cần xác định rõ mục tiêu của buổi hội thảo đó là gì? Đối tượng tham gia cuộc hội thảo là ai? Và địa điểm tổ chức là ở đâu?

Nếu có được một kế hoạch tốt, tất nhiên chương trình hội thảo – hội nghị đã thành công một nửa rồi. 50% thành công còn lại sẽ phụ thuộc vào quá trình tổ chức của doanh nghiệp và kế hoạch kết thúc chương trình hội thảo – hội nghị của bạn.

>> Xem thêm thông tin dịch vụ tổ chức lễ khánh thành tại đây!!


Giai đoạn 1: Chuẩn bị và lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Trong giai đoạn này để có được sự chuẩn bị tốt nhất và một kế hoạch chi tiết nhất bạn cần chú ý đến 4 điều sau:

1. Xác định mục tiêu
Mỗi một hội nghị luôn có mục đích riêng. Ví dụ như:

  • Bạn muốn thay đổi cách thức tuyển dụng?
  • Bạn muốn giới thiệu đến mọi người dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói có những tiện ích gì?
  • Bạn muốn chia sẻ với các nhà quản lý phương pháp quản lý hiệu quả hơn?
Ba giai đoạn tổ chức hội nghị thành công - 2


Rất nhiều hội nghị chỉ là sự lãng phí thời gian, bởi người tổ chức không có mục tiêu rõ ràng, cuộc thảo luận không có trọng tâm. Nếu bạn không thể xác định mục tiêu rõ ràng này, hội thảo của bạn sẽ không thể hấp dẫn người xem.

2. Ai sẽ là người tham dự?

Khi đã xác định được mục đích của buổi hội thảo, bạn sẽ biết cần phải mời những ai đến tham dự.

Ví dụ: Nếu mục tiêu của hội thảo là phát triển giải pháp chi tiết cho một vấn đề, có thể bạn sẽ chỉ muốn có ít hơn 10 người quan trọng nhất đến tham dự. Nếu mục tiêu của bạn là thành lập doanh nghiệp, bạn có thể mời một nhóm người và chia thành nhiều nhóm nhỏ để thảo luận.

Ba giai đoạn tổ chức hội nghị thành công - 4

Sau đó, lập danh sách những người đó. Hãy cố gắng lập danh sách cụ thể nhất, nhưng cũng để trống một vài vị trí, đề phòng trường hợp có điều gì đó thay đổi vào phút chót.

3. Chọn địa điểm thích hợp

Số lượng người bạn đang muốn mời đến dự buổi hội thảo của mình sẽ quyết định diện tích phòng họp mà bạn cần.

Nếu bạn đang băn khoăn tìm kiếm một địa điểm thích hợp để làm nơi tổ chức hội thảo, có thể COI event, sẽ giúp bạn điều này. Chúng tôi có thể cung cấp nhiều phòng họp với các sức chứa khác nhau từ 10 người trở lên, cũng như trang thiết bị hiện đại đi kèm với dịch vụ như: Phục vụ trà nước, café,… đáp ứng mọi nhu cầu của quý khách hàng, kể cả những khách hàng khó tính nhất!

Ba giai đoạn tổ chức hội nghị thành công - 6


Ngoài sức chứa vừa đủ, điều cần quan tâm là

  • Trang thiết bị của phòng họp có đầy đủ không, có thể hỗ trợ bạn tối đa trong việc truyền tải tới khách mời hay không?
  • Nội quy của phòng họp hay quy định của phòng họp ra sao? Có phù hợp không?
  • Mọi người có thể dễ dàng tìm thấy địa điểm này hay không?
  • Có phải di chuyển quá xa để đến với hội thảo không?
  • Bạn nên đặt ra những câu hỏi như thế này, để có thể giải quyết từng vấn đề, tránh xảy ra sự cố khi đến ngày hội thảo.
4. Truyền thông về sự kiện

Đây là một bước khá quan trọng hỗ trợ cho quá trình đi đến thành công của một buổi hội nghị hay hội thảo. Càng nhiều người biết đến cuộc hội thảo sẽ là một cơ hội cho người tổ chức hội thảo đạt được mục tiêu ban đầu mà mình đặt ra, tìm kiếm khách hàng và đối tác tiềm năng.

Ba giai đoạn tổ chức hội nghị thành công - 8

Tùy thuộc vào quy mô của một buổi hội thảo, hội nghị, nhưng thông thường quá trình truyền thông này sẽ có những bước cơ bản như sau:

  • Gửi thư mời cho các đơn vị truyền thông, phóng viên nhà báo.
  • Tạo thiệp mời cho khách mời
  • Chuẩn bị những tài liệu cơ bản để phát cho khách tham dự sự kiện và tài liệu về hội nghị cho người không tham gia.
  • Quà tặng cho khách đến tham dự và đơn vị truyền thông.
Giai đoạn 2: Tiến hành tổ chức hội thảo – hội nghị

Những lưu ý trong quá trình tiến hành tổ chức hội thảo – hội nghị

Cách tổ chức hội thảo – hội nghị của bạn có thành công hay không được đánh giá bằng kết quả quá trình tiến hành tổ chức. Trong quá trình tiến hành tổ chức bạn nên lưu ý 5 công việc, yếu tố sau:

1. Nội dung chương trình hội thảo

Khi bạn đã xác định được mục tiêu là gì, đối tượng tham dự là ai thì chắc chắn bạn đã biết được nội dung của cuộc hội thảo – hội nghị xoay quanh vấn đề gì. Điều bạn cần chú ý ở đây là xây dựng thật tốt chủ đề chính và các chủ đề liên quan để cuộc hội thảo có thể diễn ra sôi nổi.

2. Bố cục của chương trình

Tạo một list các điểm nổi bật chính của hội thảo, từ đó phát triển thành những ý chi tiết mà bạn sẽ trình bày trong chương trình hội thảo.

3. Các thiết bị phòng họp

Bạn hãy tận dụng tối đa những trang thiết bị hiện đại, nó sẽ giúp bạn thuyết trình một cách sinh động nhất, luôn hỗ trợ đầy đủ các thiết bị phòng họp hiện đại nhất như: Màn LED, máy chiếu, màn chiếu FULL HD khổ lớn 1.9m x 3m.

4. Bữa ăn nhẹ giữa giờ (tea-break)

Nếu hội nghị kéo dài thì bạn nên chia nhỏ từng phần của hội nghị, tránh cho khách mời mệt mỏi khi phải tham dự trong thời gian quá dài. Một bữa ăn nhẹ hoặc tiệc trà giữa giờ sẽ là thời gian cho bạn cũng như người đến dự giải lao và thư giãn.

5. Dự kiến thời gian chính xác của hội nghị

Việc đánh giá được thời gian diễn ra sự kiện và diễn ra trong bao lâu sẽ tăng hiệu quả của hội nghị. Bạn phải nắm rõ kế hoạch của hội nghị, bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian cho mỗi phần thuyết trình?


Nên nhớ rằng, cách tổ chức hội nghị càng chi tiết thì bạn sẽ càng đảm bảo được hội nghị chạy đúng tiến độ và giảm thiểu yếu tố rủi ro không mong muốn xảy ra.

Giai đoạn 3: Sau khi hội nghị kết thúc
  • Sau khi kết thúc hội thảo, bạn nên tạo một video khái quát lại một số vấn đề chính để khách hàng nắm rõ nội dung hơn.
  • Việc đánh giá lại buổi hội thảo sau khi nó diễn ra cũng là một quy trình cơ bản của người tổ chức. Điều này sẽ rất hữu ích để đánh giá lại hiệu quả của buổi hội thảo: mình đã làm được những gì, điều gì còn thiếu sót, điều gì đã được truyền tải đến khách hàng,… Từ đó, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ rút được kinh nghiệm cho lần tiếp theo tổ chức hội nghị.
  • Gửi quà tặng cho những người tham dự là một cách hiệu quả để chiếm tình cảm của họ cũng như thu hút khách hàng tới dự những chương trình hội nghị sau.

Bất kì một hội nghị nào cũng trải qua 3 giai đoạn như trên, để sự kiện bạn thành công hơn, hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với một đơn vị tổ chức sự kiện. COI event, công ty tổ chức hội thảo tự tin có thể giúp bạn thực hiện điều đó.