Các chuyên gia năng suất chỉ ra rằng, yếu tố chất lượng chính là vấn đề then chốt để quyết định việc doanh nghiệp áp dụng thành công và đạt chứng nhận ISO 9001:2015. “Chất lượng” trong tiêu chuẩn ISO 9001 được coi là phạm trù phức tạp và có nhiều định nghĩa khác nhau. Trong đó, quản lý chất lượng là các hoạt động có phối hợp để định hướng và kiểm soát tất cả khía cạnh của doanh nghiệp về chất lượng. Việc định hướng và kiểm soát về chất lượng nói chung bao gồm lập chính sách về chất lượng và tiêu chuẩn chất lượng, hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng.
Quản lý chất lượng hiện tại đã được áp dụng trong mọi lĩnh vực, ngành công nghiệp, dịch vụ với mọi loại hình doanh nghiệp, từ quy mô lớn đến quy mô nhỏ, tham gia vào mọi thị trường quốc tế hoặc quốc nội. Quản lý chất lượng đảm bảo cho doanh nghiệp làm đúng những việc phải làm và những việc quan trọng, theo triết lý “làm việc đúng” và “làm đúng việc”, “làm đúng ngay từ đầu” và “làm đúng tại mọi thời điểm”.
Một hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các hoạt động giúp doanh nghiệp nhận biết mục tiêu của mình và xác định các quá trình và nguồn lực cần thiết để đạt được kết quả mong muốn. Hệ thống quản lý chất lượng quản lý các quá trình tương tác và nguồn lực cần thiết để mang lại giá trị và thu được kết quả cho các bên quan tâm liên quan.
Hệ thống quản lý chất lượng là một hệ thống động, phát triển theo thời gian thông qua các giai đoạn cải tiến. Mọi doanh nghiệp đều có các hoạt động quản lý chất lượng, cho dù chúng có được hoạch định một cách chính thức hay không. Một hệ thống quản lý chất lượng chính thức đưa ra khuôn khổ cho việc hoạch định, triển khai, theo dõi và cải tiến kết quả thực hiện của hoạt động quản lý chất lượng. Hệ thống quản lý chất lượng không cần phức tạp mà cần phản ánh chính xác nhu cầu của doanh nghiệp. Hệ thống quản lý chất lượng được xem là cách để doanh nghiệp xác định xem họ có thể đáp ứng như thế nào đối với yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan khác chịu tác động bởi công việc của họ.
Việc hoạch định hệ thống quản lý chất lượng không phải là hoạt động đơn lẻ mà là một quá tình liên tục. Các kế hoạch phát triển phải bám sát và phù hợp với bối cảnh luôn thay đổi. Điều quan trọng đối với doanh nghiệp là theo dõi và đánh giá một cách thường xuyên cả quá trình thực hiện kế hoạch và kết quả thực hiện của hệ thống quản lý chất lượng. Các chỉ số được xem xét một cách thận trọng sẽ tạo thuận lợi cho các hoạt động theo dõi và đánh giá này.
Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 giúp lãnh đạo cao nhất tối ưu việc sử dụng nguồn lực có tính đến hệ quả dài hạn và ngắn hạn của các quyết định của mình. Hệ thống quản lý chất lượng đưa ra phương thức nhận biết các hành động nhằm giải quyết hệ quả dự kiến, ngoài dự kiến khi doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, dịch vụ.
