Làm sao để xây dựng được mô hình quản lý chung cư hiệu quả được xem là một trong những vấn đề đau đầu mà ban quản lý tòa nhà gặp phải, nhất là với dịch vụ quản lý vận hành chung cư phức tạp sẽ không thể thành công nếu quy trình quản lý tòa nhà cồng kềnh và không ổn định.

Bởi vậy nên các tòa nhà lớn hiện nay số hóa quản lý bằng phần mềm quản lý chung cư, nâng cao công tác quản lý vận hành cho tòa nhà tối ưu và đem lại sự hài lòng cho khách hàng cùng cư dân trong tòa nhà.

1. Cần dùng giải pháp quản lý tòa nhà chuyên nghiệp và tinh gọn

Một mô hình quản lý vận hành nhà chung cư cồng kềnh với quá nhiều nhân sự không cần thiết vừa làm bộ máy quản lý tòa nhà càng thêm rắc rối mà còn gia tăng tài chính quản lý tòa nhà, vì vậy làm bộ máy quản lý chung cư không hoạt động tốt như mong muốn.

Điều quan trọng là với mỗi mô hình quản lý tòa nhà khác nhau thì việc xây dựng bộ máy quản lý chung cư đều phải có sự khác nhau về quy mô, quy trình và công việc, vì vậy khi xây dựng mô hình quản lý chung cư chủ đầu tư và ban quản lý cũng cần phải dựa theo đặc thù riêng biệt từng tòa chung cư để xây dựng quy trình quản lý chuyên nghiệp và phù hợp.

Để làm được điều này ban quản lý tòa nhà cần giữ được đầy đủ chức năng chung cư khi quản lý chung cư phải thu được hiệu quả, khiến chung cư có thể khai thác và sử dụng hiệu quả nhất.

Điều này đòi hỏi ban quản lý tòa nhà phải cam kết các nhiệm vụ quản lý tòa nhà được hoàn thành tốt, các chức năng tòa nhà phải được thực hiện đầy đủ. Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ chủ yếu để từng tổ chức quản lý chung cư tổ chức bộ máy quản lý của mình.

2. Ban quản lý cần có sự phân bổ công việc và trách nghiệm rõ ràng

Tất cả nhiệm vụ trong ban quản lý cần phải được thực hiện nghiêm túc và minh bạch, mỗi nhân sự tại từng vị trí phải có trách nhiệm riêng dựa trên từng công việc của từng nhân viên đều cần có quyền làm chủ riêng.

Bởi vậy nên khi quản lý nhà chung cư, mỗi nhân viên tại mỗi vị trí khác nhau cũng cần theo dõi và kiểm soát công việc rõ ràng, có báo cáo chi tiết nhằm tránh báo cáo trình duyệt quá nhiều bộ phận, thủ tục rườm rà làm cho quá trình xử lý yêu cầu của cư dân và khách hàng tòa nhà bị chậm, tạo thành vướng mắc và phiền phức cho cư dân cùng khách hàng trong tòa nhà.

Chính vì thế nên ban quản lý tòa nhà cần có trách nhiệm trong công việc, cần có sự phân công rõ ràng và cụ thể theo từng nhân sự tại từng phòng ban, có thể kiểm soát cũng như theo dõi công việc từng nhân viên qua đó nâng cao hiệu quả quản lý vận hành tòa nhà.

3. Cần đảm bảo mô hình quản lý chung cư tương thích với quy mô chung cư

Khi xây dựng mô hình quản lý nhà chung cư chúng ta cũng cần phải để mô hình quản lý tòa nhà tương thích với đặc điểm kỹ thuật tòa nhà cũng như quy mô và công năng của chung cư.

Chẳng hạn với những tòa nhà chung cư lớn, hiện đại và cao cấp hơn, trong đó bộ máy quản lý vận hành cũng có nhiều chuyên môn sâu hơn, vì thế nên tòa nhà cần phải có mô hình quản lý lớn và chuyên môn sâu hơn so với những tòa nhà chung cư nhỏ.

4. Bộ máy quản lý vận hành tòa nhà cần được tinh giản nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả

Thực tế thì không phải ban quản lý có đông nhân sự là có thể quản lý vận hành tòa nhà tốt và hiệu quả, vì vậy ban quản lý khi xây dựng mô hình quản lý vận hành chung cư phải đảm bảo mô hình quản lý vừa chuyên nghiệp lại tinh giản tối đa.

Điều này đòi hỏi ban quản lý tòa nhà chung cư phải đảm bảo chức năng ít nhưng vẫn có thể hoàn thành đầy đủ những chức năng quản lý. Vì vậy ban quản lý được coi là vững mạnh khi những quyết định của được chuẩn bị một cách chu đáo, đảm bảo cho ban quản lý và nhân viên làm việc chuyên nghiệp, tăng tính tự giác và có kỷ luật cao.

Để làm được những điều này giải pháp tốt nhất các chủ đầu tư cùng doanh nghiệp quản lý vận hành cần sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control nhằm có thể dễ dàng giải quyết tất cả những vấn đề trên.

Sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control giúp ban quản lý có thể quản lý tòa nhà một cách tự động hóa. Với các chức năng ưu việt và đa dạng, Landsoft Control hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu quản lý thông tin khách hàng mua căn hộ, thuê căn hộ, chi phí dịch vụ bảo trì bảo dưỡng thiết bị trong tòa nhà, quản lý tài sản, mua sắm trang thiết bị tòa nhà, quản lý lịch làm việc, nhắc việc bảo trì, sữa chữa, vệ sinh, quản lý vận hành thang máy, bãi giữ xe, các hợp đồng dịch vụ: Gym & Spa, Laundry, điện, nước, điện thoại, TV cáp, Internet…

Xem thêm: https://landsoft.com.vn