Sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên như thế nào cho hiệu quả?

  -  
Để doanh nghiệp vận hành hiệu quả và nhân có thể hoàn thành công việc xuất sắc thì doanh nghiệp cần phải chú trọng đến việc sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên sao cho khoa học. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ tới các bạn các bí quyết sắp xếp và quản lý lịch làm việc của nhân viên hiệu quả. Cùng theo dõi nhé!

1. Tìm hiểu kỹ về nhân viên của mình

Dành thời gian tìm hiểu về nhóm của bạn có lẽ là phần cơ bản nhất của việc sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên hiệu quả. Điều này rất cơ bản, tuy nhiên một số nhà quản lý thường không bận tâm đến mấy. Tất cả những gì họ quan tâm là đảm bảo có đủ người để đáp ứng mọi ca làm việc.

Vậy tại sao việc hiểu biết về nhóm của bạn lại quan trọng đến vậy? Bởi vì việc thực sự hiểu rõ các thành viên trong nhóm mang lại cho bạn sự linh hoạt trong việc kết hợp các kỹ năng, điểm mạnh, điểm yếu và kiểu tính cách của nhân viên để tạo ra sự thay đổi hoàn hảo cho mọi tình huống. Giúp bạn lên lịch cho nhân viên hiệu quả hơn. 

Nếu bạn có nhiều nhân viên hoặc có nhiều địa điểm làm việc, bạn sẽ cần ghi chú về các thông tin của nhân viên một cách hiệu quả:
- Tên của nhân viên
- Các kỹ năng liên quan
- Chứng chỉ
- Trạng thái toàn thời gian hoặc bán thời gian
- Hạn chế làm thêm giờ
- Loại tính cách

2. Sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên trước ít nhất 3 tuần

Chắc hẳn bạn thường xuyên phải đối mặt với tình trạng nhân viên của mình thường xuyên muốn đổi ca làm, ngày
làm? Giải pháp cho vấn đề này là lập kế hoạch trước ít nhất 3 tuần.

Khi lịch làm việc được thông báo sớm thì chính các nhân viên phải có trách nhiệm tự sắp xếp công việc cá nhân của
mình, hoặc chủ động đổi ca với nhân viên khác. Khoảng thời gian 3 tuần này đủ dài để cấp quản lý và nhân viên có thể tìm ra cách giải quyết các vướng mắc về lịch làm việc.

Bên cạnh đó, cũng đừng quên gửi cho tất cả nhân viên một bản sao của lịch làm việc và yêu cầu họ xác nhận. Bạn cũng cần lưu giữ những lịch phân công việc này phòng trường hợp có khiếu nại hay phàn nàn sau này từ phía nhân viên.

3. Liệt kê và phân bổ nhiệm vụ

Được bố trí đầy đủ nhân viên cho ca trực chỉ là một khía cạnh của việc lên lịch hiệu quả. Nhân viên cần nhận thức được các nhiệm vụ được phân bổ cho họ để công việc và hoạt động doanh nghiệp trơn tru hơn. 

Ví dụ: bạn có thể tạo một danh sách các nhiệm vụ nên được thực hiện khi bổ sung hàng tồn kho trong quán bar của bạn. hay lập danh sách các tác vụ cũng hữu ích trong việc chuẩn bị tổ chức một sự kiện. Nếu bạn vận hành một tổ chức phi lợi nhuận, có khả năng bạn sẽ sử dụng các tình nguyện viên để giúp đỡ trong các sự kiện đặc biệt. Điều phối các tình nguyện viên trở nên dễ dàng hơn nếu mọi người có một ý tưởng rõ ràng về những việc nên làm và thời điểm cần làm.

Tính năng “My task”- nhiệm vụ của tôi giúp bạn và nhóm của bạn phân công nhiệm vụ để quản lý khối lượng công việc dễ dàng hơn. Bạn có thể theo dõi trạng thái của các nhiệm vụ khác nhau, cũng như xác định các nhiệm vụ bắt buộc. Chúng tôi cũng đã cung cấp nhiều cách để bạn có thể chọn định dạng phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Với My task, bạn có thể chọn tạo các nhiệm vụ một lần hoặc định kỳ. Bạn cũng sẽ nhận được cập nhật theo thời gian thực tế khi hoàn thành nhiệm vụ. Điều này mang lại cho bạn sự an tâm rằng mọi thứ đang được thực hiện đúng cách và đúng thứ tự sau mỗi ca làm việc của mình.

4. Tôn trọng yêu cầu của nhân viên

Nhân viên khi cảm thấy vui vẻ sẽ phục vụ khách hàng tốt hơn. Khi bạn vừa tuyển một nhân viên mới, hãy tìm hiểu
ngay thời gian biểu của người này. Hỏi rõ từng nhân viên của mình để xem họ thích làm việc trong ngày hoặc ca làm
việc cụ thể nào.

Một số người có thể lại thích làm ca đêm hoặc ngày cuối tuần. Cho phép họ làm việc theo thời gian biểu linh hoạt và
phù hợp thay vì ấn định lịch làm việc một cách cứng nhắc. Tất nhiên bạn khó có thể chiều theo mọi yêu cầu của nhân
viên, nhưng ít nhất hãy cho thấy rằng bạn sẵn sàng tiếp thu ý kiến của họ trong vấn đề này.

5. Giúp nhân viên tự chủ hơn

Có thể đôi khi nhân viên phải vắng ca trực vì lí do nào đó mà họ không thể tham gia làm việc. Trao quyền tự thay đổi ca làm việc cho nhân viên của bạn sẽ giúp bỏ bớt những công việc rườm rà cho người quản lý và thúc đẩy tinh thần trong nhân viên của bạn. Họ hiểu được rằng bạn đang tin tưởng và trao quyền cho họ.

Thay vì sử dụng cuộc gọi điện thoại truyền thống để báo cáo sự vắng mặt, nhân viên của bạn có thể nhắn tin cho bạn thông qua ứng dụng một cách dễ dàng và tiện lợi hơn.

Nhân viên vắng mặt sẽ có trách nhiệm điền vào ca làm việc của họ. Như với mọi thứ ở nơi làm việc, việc đổi ca phải tuân theo các hướng dẫn và quy định. Với tính năng hoán đổi ca, bạn có thể đặt các tham số của ca làm việc hoán đổi và các tiêu chí cụ thể như thang lương và mức độ kỹ năng có thể được chọn. 

Để bảo vệ lợi nhuận của bạn, phần mềm sẽ cung cấp cho bạn một thông báo nếu việc hoán đổi ca sẽ khiến nhân viên kích hoạt trả lương ngoài giờ. Sau đó, bạn có thể phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu này. Hơn nữa, bạn cũng có tùy chọn để yêu cầu tất cả các giao dịch hoán đổi được phê duyệt trước bởi người quản lý được chỉ định.

6. Sử dụng các công cụ sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên

Các công cụ bạn sử dụng để sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên sẽ quyết định phần lớn thời gian bạn dành cho hoạt động này và sẽ có tác động lớn đến tính chính xác của lịch làm việc. Một phần mềm xếp lịch làm việc tốt giúp giải quyết các vấn đề rắc rối và giúp hài lòng nhân viên công ty với các yêu cầu và kế hoạch của bạn.

Sử dụng công nghệ mới nhất để hợp lý hóa quy trình lập kế hoạch. Chúng tôi có thể cung cấp cho bạn tất cả các chức năng bạn cần để tạo lịch trình nhanh chóng và chính xác nhất. Các tính năng còn có thể giúp bạn tiết kiệm tối đa tiền bạc và thời gian khi phân bổ nhân lực.

Như vậy bài viết trên đã chia sẻ với bạn 6 cách sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên hiệu quả. Hy vọng rằng những chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn trong quản lý nhân sự được tốt hơn. Chúc bạn thành công!